犯錯闖禍了，我可以用電子郵件道歉嗎？

如今我們可以藉由各種不同的方式與他人溝通，雖然增加了便利性與生產力，卻也帶來了不少的困擾。既然有如此多的選擇，經理人要如何確定哪一種方式才是最恰當的？特別是，當他必須傳達有可能讓對方感到不愉快的負面消息時。

我們訪談了多位的職場溝通顧問與禮儀專家，請他們提供具體的建議，告訴讀者如何運用不同的溝通方式，有效的傳達負面的訊息。

1.依據個人化的程度加以選擇

面對面是最個人化的溝通方式。至於其他的方式，依據個人化程度的高低分別為：即時電話溝通、語音留言、手寫便條、打字或是列印的信件。至於電子郵件與傳真，則是最不個人化的溝通方式。

但是在特殊的情況下或是依據個人偏好的不同，順序會有所調整。舉例來說：手寫便條也許比語音留言更直接。

當你必須傳遞負面的訊息時，要如何選擇最好的方式？「我的首要考量是：如何讓這則訊息更為人性化，」商業禮儀演說家以及作者唐娜‧梅‧凱絲柏森說道。

「需要向對方道歉時，我第一個選擇當面溝通的方式，如果不可行，就打電話給對方，再不行就親筆寫張便條。」

但是，不要誤以為，傳達負面訊息時，愈直接的方式愈好。電子郵件有可能是最周到、最禮貌的溝通方式。電子郵件不會打斷對方的工作，而且讓對方在回覆之前，能有機會重新閱讀與思考。

2.如果一種方法不可行，就兩者兼用

口語溝通可以有不同的語調變化，不僅能有效的傳達訊息的內容，更可以讓對方感受到你的態度。至於文字溝通，則是可以留下紀錄做為證據，在當今訴訟成風的職場環境下，這是非常重要的。

為什麼一定要二選一？何不兩者兼用？同時運用口語與文字溝通的方式，便能兼顧兩者的優點。舉例來說，先採取面對面的溝通或是電話聯絡，再透過信件或是手寫便條，做最後的確認。

3.如果透過文字溝通，應盡量表達你的真實感受

文字通常很難準確的表達出口語溝通時所表露的情緒。因此，你必須學習如何藉由文字，真實的表達你內心的感受。