5步驟練出高效工作時間管理術

1.善用早晨「黃金時間」

「一日之計在於晨」，一早起床，大腦剛開機，不僅身體狀況最佳，前一天的壓力也已排除，所以思緒特別清晰、幹勁十足。若能善用早晨黃金時間，1小時的工作效率可比下午的2個小時。

每天提早1小時出門

清晨是外在雜務、電話最少的時間，想要擁有無人打擾、自行運用的工作時間，試試每天提早1小時踏進辦公室，不但避開交通尖峰期，更可以提早考慮今日每件工作的順序並開始著手準備，甚至順手將一些瑣碎的事情處理完畢。

重要工作盡量在早上10點前完成

早上10點前，可謂一天的黃金時段，這時間內可以做哪些事情？

試著模擬今天的工作流程。若擔任主管職務，可將指示部下的工作預先想好，整理給下屬的指示或建議。盡量文字化使之明確，為部屬指出具體工作方向。

瀏覽網站、看新聞，吸取新知，獲得業界相關資訊。

利用通勤中的零碎時間辦公事。

修補人際關係。早晨通常是人一天當中心情最好的時刻，拿起電話，這時正是與他人重修舊好的最佳時機！

確認每日行程表。

以一對一會談取代大堆頭早會

日本時間管理專家高井伸夫認為，一般公司開早會經常是召集一大群人，然後進行毫無焦點的討論，效率並不高。他建議主管以「與部屬的個別會談」取代集體會議，但最好事先列出會議大綱，主要的問題包括「目前工作上遇到哪些困難、你打算怎麼做」等等，讓部屬預先有所準備。屆時，雙方就大綱討論，便很有效率，可能10分鐘就解決。

2.排定時間表、每日行事曆

確認了當天的待辦事項後，接下來就是拿出行事曆，把這些工作排進去。安排時間表時，有以下幾個原則：

只要情況許可，就把工作委派或發包出去

把「別人做比自己做更有效率」的工作，盡量發包出去。不要事必躬親，要懂得適時授權。

每項工作壓上時間

接到一個案子，不管有無確切期限，自己先設一個預計完成時間。然後回推一下每天需要花多少時間才能做完，並訂出進度表。尤其是大型專案，更須細分出較小的任務，分段逐日完成及檢視，才能保持平穩的腳步，邁向目標。