5步驟練出高效工作時間管理術
圖片來源：張慧嵐
排定事務優先順序，但保持彈性
依照工作本身價值，判斷出輕重緩急和優先順序後，分別列入「緊急清單」或「重要清單」等。萬一遇到突發狀況，比方某個專案進度嚴重落後，就必須另排時間，補上進度，因此，行程表要預留部份彈性空間，以備不時之需。
除了工作上的時間表，建議你為生活也建立一套例行的「行程表」。這是指生活中被你視為「非常重要」、「不可或缺」的活動，最好預先排進時間表，避免受外來次要之事擠壓。例如：
每天早上7:30～8:30念英文
每天中午跟一位同事用餐
每晚就寢前，計畫一下明天要做的事
週日上午必去教會
每年暑假必陪家人出國旅遊
3.集中注意力
效率最大的敵人，通常來自各種內在、外在干擾。當注意力無法集中時，也就很難把工作做好。在圖表1「專注象限」顯示的4種專注程度中，橫軸代表專注的品質，從渙散到集中；縱軸則代表注意力的分布，從窄到寬。當我們處於右上角的區域時，表現會最好。
若想集中注意力，有以下建議：
拒絕一心兩用
分心，會讓你兩頭都做不好。例如開會時，不要同時滑手機，否則容易漏掉會議重要訊息，也讓與會者感覺未受尊重。
試著一天在某個時段「斷絕聯繫」
關掉電子郵件，或是讓手機調到靜音，專心處理手上最重要的事。每天固定在同一時間這麼做，讓專注成為習慣。
透過冥想、打坐或靜心，練習掌控自己的注意力
冥想時，可從自數呼吸開始，先從1數到10，不到1分鐘就可以完成。當注意力能夠愈來愈集中後，可以重複多做幾次。
圖表1 專注象限，高效工作需要「策略區」
被動反應區（注意力窄、分心）
膚淺
沒有效率
衝動
短視
斷斷續續
策略區（注意力窄、集中）
有邏輯
善於分析
工作導向
精確
有條理
全貌區（注意力寬、集中）
直覺
開放
有想像力
有玩心
隱喻
散漫區（注意力寬、分心）
呆滯
恍神
混亂
精神渙散
情緒失控
4.有效處理各種新進資訊
面對外來不斷湧入的訊息，不可能置之不理。但若不懂得聰明整理歸類，只會手忙腳亂，甚至淹沒在雜亂無章的資訊汪洋裡。
美國知名企業顧問蘿拉‧史塔克（Laura Stack）曾提出6D資訊管理流程，包括：