回一封信超過５分鐘，其實你效率很差

讀完這篇文章，你可以學到什麼：

1. 練習講重點，試著讓email言簡意賅，除了可以讓自己更方便以外，也能節省收件人閱信的時間。
2. 如果發現自己很常回覆類似的內容，不妨善用應用程式和內建罐頭回覆。
3. 回信速度快不見得一定會顯得冷漠或敷衍，關鍵是在信件中的用詞，是否能讓人感到親切有禮。

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有多少上班族每天淹沒在email裡？你回一封電子郵件大概都花多少時間？

如果回每封信都需要超過15分鐘，基本上沒有什麼提高效率的方法可以救你，那些職場文章常談的清空收件匣（inbox）、批次處理（batching）、關閉通知，幾乎也都沒有用。

試試看，回任何工作郵件都控制在5分鐘內吧！理想上，主管也應該要求員工做到這一點。

姑且稱此為「五分鐘原則」，要做到這一點，你可以依循以下建議：

一、別當討厭鬼（在email裡）

BuzzFeed News資深編輯有篇文章曾掀起「老闆回信」的熱烈討論，這篇文章提到：

「所謂的『老闆回信』就是短而簡潔的回應。有時候是經典的『二字回應』。對下屬來說，有時候這種回信有點高深莫測。比方說，只回『謝謝』兩個字，究竟是代表語帶無奈地說『謝了，這件事你處理的差強人意』，還是『謝謝，你處理的很棒』。又或是『儘快通知我』，背後是否隱含著，老闆已經等的不耐煩了？」

其實，回信速度快不見得一定會顯得冷漠或敷衍。

比方說，「嘿，有任何新進展嗎？請告訴我唷，謝謝」就比「進度到哪裡了」好很多。

根據你自己的角色，你甚至可以把「五分鐘原則」縮減成三分鐘甚至一分鐘。比方說，如果你遇到需要給予特別反饋的信，就花五分鐘吧。

如果你是與同事溝通，那就應該把單封信的回信時間壓在30秒以內。

但是要如何確保自己不會砸太多時間在回信上？

二、罐頭結尾句

最樸實的方法就是用手機的碼錶倒數，不管你有少話要說，用5分鐘解決。

接著，請想好一個禮貌的罐頭結尾句子，如果一直想不到，下面這一句可以參考著用：

我就先說到這裡，如果需要更多訊息，或我再幫忙釐清什麼，請隨時跟我說。