Excel就能畫「甘特圖」！簡單5步驟，專案不再拖延
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製作甘特圖的3大重點：
- 列出專案中所有待辦的工作項目。
- 繪製執行專案所需時程。
- 要能清楚掌握專案內所有人的執行進度。
甘特圖源於1910年由亨利‧甘特（Henry Laurence Gantt）提出，在專案管理中是非常好用的時間管理工具。例如日本第一家製作汽車與零件的公司裕隆日產汽車（Nissan Motor），就是在組織內部充分運用甘特圖安排專案的企業。
甘特圖是什麼？
甘特圖基本原理包含：橫軸表示時間、縱軸表示任務項目，中間的長條則是計畫的開始時間與結束時間。
甘特圖有時又被稱作長條圖（Bar chart），但兩者間仍有差異。單純的長條圖並不能顯示每一條任務間的關聯，而甘特圖的特色是判斷多個任務之間預期與實際的進度落差。
透過甘特圖，專案管理者能清楚了解專案內所有任務的先後順序與進行時間，一眼明白何時該進行什麼工作。讓每項任務以最有效率的方式管理，降低執行時的不可預測性。
簡言之，甘特圖對專案管理的意義就在了解「完成這件事要花多少時間？」
如何應用大家耳熟能詳的Excel來繪製甘特圖？其實非常簡單！只需要5步驟：
甘特圖步驟1：列出待辦項目
步驟1，先在Excel內建立一個表格，在縱軸上列出所有待辦任務。
製作原則：分割任務，決定順序
在確立「縱軸」的同時，需要判定每項工作是屬於「決定性任務」或「依賴性任務」。
「決定性任務」指的是這項工作應該優先完成，接續的工作才能按序實行，否則會導致任務中斷。而「依賴性任務」則是指依賴於決定性任務的工作。
例如，發放網路問卷調查時，必須等問題表列都完成，才能開始發放問卷。所以，擬定題項就是決定性任務，發放問卷就是依賴性任務。
如果發現任務之間有所衝突，需要考量哪個先進行，例如需要一起完成才能繼續執行專案的工作，就可以透過甘特圖，排定優先順序。
常見誤區：沒有指派人選
甘特圖的常見誤區是，PM（Project Manager,專案經理）分割多項任務以後沒有明確指派人選。所有任務都應該要有明確的人力配置，並能在後續繪製的甘特圖上直接標示，一來是能訓練成員培養當責能力，二來也讓 PM能夠隨時找到溝通任務的窗口。
(責任編輯 / 廖婉書、鄭亦庭)