向「低效活動」說掰掰,今天也能準時下班
讀完這篇文章,你可以學到什麼?
- 如何區分高低效能的活動,對完成關鍵目標的助益愈大分數愈高。
- 避免低效活動的When&How,例如每週特定時段拒絕干擾。
- 答應說好之前,先自問3個問題,包括有沒有時間、值不值得幫忙、真心想做嗎?
很多時間管理的書會教讀者,如何在30分鐘內做完一天的工作,但鮮少著墨的重點是,在迅速完成工作的同時,自己卻不經意從事耗時間又耗心神的「低效活動」,這些才是你每天下班時都疲累不堪的真正原因。
什麼是低效活動?
《工作法》(Balance Me)一書作者麥特・迪考西(Matt DeCoursey)說,最簡單的標準是:
・高效活動是能讓你「靠近目標」的事。
・低效活動是讓你「離目標更遠」的事。
舉例來說,如果目標是下午兩時前完成簡報準備,中午和同事一起吃飯,就是低效活動(Low-value activity)。請同事外帶便當回來給你,讓你趁大家吃中餐時專心收尾,就是個高效活動。
迪考西還指定了一套評分法:
10:活動可以達成多項目標
9:達成單一目標
8:對優先目標的完成有具體幫助
7:對非優先目標的完成有具體幫助
6:效益有限
5:效益不顯著
4:效益很差
3:幾乎沒有效益
2:沒有效益
1:浪費時間
0:造成負面影響
根據目標的不同,職人可以給每項活動訂下分數,評分愈高的就該先做,評分愈低的就愈要避免。那麼該如何避免低效活動呢?
向低效活動Say NO!怎麼做?
《哈佛商業評論》(HBR)指出,避免低效活動或工作,必須透過4個「何時」(when)與4個如何(how)實踐:
4個「何時」:
1.開始新案子時,要先細心檢視那些項目短時間就能完成,而且是上司重視的,然後排定實作的先後順序。
2.新任務要落到頭上時,記得提醒主管,「這件事可能得花掉我20%的時間,您要我接手嗎?還是……?」
3.任務重新分配時,懂得對低效任務說不,這樣你的時間才不會都在處理低效活動。
4.達成計畫目標時,記得提出工作重新分配建議,減少手邊低效任務的數量。
4個「如何」:
1.減少日復一日的例行工作,例如週報時,先問問團隊成員最需要的是什麼,沒有人要看的報告就讓它絕版吧!這有點類似,店員都問顧客要不要印發票,如果不要的就存載具吧!
(責任編輯 / 廖婉書)