向「低效活動」說掰掰，今天也能準時下班

讀完這篇文章，你可以學到什麼？

1. 如何區分高低效能的活動，對完成關鍵目標的助益愈大分數愈高。
2. 避免低效活動的When＆How，例如每週特定時段拒絕干擾。
3. 答應說好之前，先自問3個問題，包括有沒有時間、值不值得幫忙、真心想做嗎？

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很多時間管理的書會教讀者，如何在30分鐘內做完一天的工作，但鮮少著墨的重點是，在迅速完成工作的同時，自己卻不經意從事耗時間又耗心神的「低效活動」，這些才是你每天下班時都疲累不堪的真正原因。

什麼是低效活動？

《工作法》（Balance Me）一書作者麥特・迪考西（Matt DeCoursey）說，最簡單的標準是：

・高效活動是能讓你「靠近目標」的事。

・低效活動是讓你「離目標更遠」的事。

舉例來說，如果目標是下午兩時前完成簡報準備，中午和同事一起吃飯，就是低效活動（Low-value activity）。請同事外帶便當回來給你，讓你趁大家吃中餐時專心收尾，就是個高效活動。

迪考西還指定了一套評分法：

10：活動可以達成多項目標

9：達成單一目標

8：對優先目標的完成有具體幫助

7：對非優先目標的完成有具體幫助

6：效益有限

5：效益不顯著

4：效益很差

3：幾乎沒有效益

2：沒有效益

1：浪費時間

0：造成負面影響

根據目標的不同，職人可以給每項活動訂下分數，評分愈高的就該先做，評分愈低的就愈要避免。那麼該如何避免低效活動呢？

向低效活動Say NO！怎麼做？

《哈佛商業評論》（HBR）指出，避免低效活動或工作，必須透過4個「何時」（when）與4個如何（how）實踐：

4個「何時」：

1.開始新案子時，要先細心檢視那些項目短時間就能完成，而且是上司重視的，然後排定實作的先後順序。

2.新任務要落到頭上時，記得提醒主管，「這件事可能得花掉我20％的時間，您要我接手嗎？還是……？」

3.任務重新分配時，懂得對低效任務說不，這樣你的時間才不會都在處理低效活動。

4.達成計畫目標時，記得提出工作重新分配建議，減少手邊低效任務的數量。

4個「如何」：

1.減少日復一日的例行工作，例如週報時，先問問團隊成員最需要的是什麼，沒有人要看的報告就讓它絕版吧！這有點類似，店員都問顧客要不要印發票，如果不要的就存載具吧！

(責任編輯 / 廖婉書)