開會總是沒效率？一窺高階經理人的１５分鐘時間管理術

讀完這篇文章，你可以學到：

1. 藉由設計15分鐘會議，能提升專案效率，也會促進同仁積極共創。
2. 當所有人都搶著和你開會，不只要管理自己的時間，還要學習管理同仁的時間。
3. 事情總是做不完，不盡然是效率問題，透過「想像1,000元」來對焦目標。

---

明明有清楚的時間點與KPI，卻還是會延遲、超支、或臨時人力不足？你需要專案管理實戰》》

「忙碌」，似乎成了現代人的日常議題。從電視台記者、到成為執掌全球6國市場的JINS控股集團執行董事，邱明琪一路下苦功，練就了屬於自己的時間管理學。

作為日本潮牌眼鏡JINS的第一位台籍女性執行董事，也是JINS台灣總經理。邱明琪過去是電視台記者，37歲跨入眼鏡零售業，在短短5年內獲得3度升遷，成為日本上市公司中相當罕見的女性高管，亮眼的工作效能，不在話下。

一窺邱明琪的行事曆，乍看下和多數高階經理人無異，同樣被五顏六色的會議行程填滿；但若仔細觀察，會發現當中有不少會議是以「15分鐘」為單位。

為何有此設計？邱明琪笑言：「最初就是因為太忙了，只能拆成15分鐘。」不過，隨著會議時間大幅壓縮，她發現團隊更容易把心力放在最關鍵的目標上，也加速了專案推進的節奏。

怎麼在15分鐘內完成一場會議？

「同事剛開始的反應自然是—怎麼可能！」但邱明琪回應，方法無他，就是嚴格地練習。

在一場15分鐘的會議中，邱明琪的設計如下：先用1~2分鐘破題，說清楚會議目的，確定今日重點在討論、裁決、還是給意見；接著進行5分鐘的簡報；最後留下5分鐘執行上述目標。

要落實這樣的高效會議，有2大關鍵。首先，指定一位會議主持，事先設計明確的議程，並把詳細資料預先寄給所有與會者，在會議中進行的簡報則以3頁為限，只留濃縮後的精華。

第二，主管的決策必須明快，而非搖擺不定。邱明琪建議主管們，在聆聽簡報時，適時以「提問法」幫助所有人對焦，例如「多少錢」、「什麼目的」、「什麼時間點」⋯⋯。一方面防止報告者偏題，二來也讓自己的思緒更清晰、不被簡報牽著走，進而能在短時間內做出有品質的決策。

(責任編輯 / 洪于雅)