張忘形專欄｜「在嗎」是最糟的問法！用LINE溝通請注意這４件事

雖然科技變得更方便了，然而人與人的溝通卻更加「耗損能量」。

最常見的就是已讀不回，讓人感覺到，我帶著誠意來，但你卻沒有回應，有一種不被尊重的感受。

除此之外，假設今天同事發給你一個訊息：「明天專案到期，記得交。」你會有什麼樣的感受呢？

有些人可能無感、這單純是個提醒。但也可能有人會解讀為對方態度不好、不被信任、好冷酷⋯⋯。

人們會有不同的解讀，源自於缺乏非語言訊息。如果是面對面，我們可以看到表情、聽到聲音，因此在文字訊息中，除了傳遞資訊，更需要的是傳遞「情緒」。

溝通不是閒聊，質與量都要顧

剛剛的案例中，如果我們角色互換，當今天你告知同事有一個專案到期了之後，以下幾個回答，你的感覺怎麼樣呢？

1.好

2.好的

3.好，我預計今天兩點前搞定

我在課堂上收集學員們的回饋大致如下。第一種回應的感受只有「我接收到訊息了」。第二種除了訊息外，還有一些情緒，有些人會覺得比較可愛或開心。

而第三種是我比較推薦的方式，除了回應之外，也能說明更具體的下一步，讓對方掌握所需的資訊。

很多人傳訊息時「沒有下文」，例如：「在嗎？忙嗎？能問個問題嗎？」我看到訊息時，可能要先跟對方確認怎麼回事，對方也未必能當下回應，導致溝通時間拉得很長。

或是有另一個情況，對方傳了Mail來：「老師您好，想要邀請您講課，看到後請回覆，謝謝。」訊息中既沒有時間、地點、主題需求，我無從評估，一來一回很容易浪費雙方時間。

職場上的文字溝通並不是閒聊，針對工作的對話情境，我建議要具備以下4個要件：

●禮貌：打招呼仍是人與人連結的基礎

●來意：來訊的需求能一目了然

●細節：給予具體、量化的資訊

●確認：確認有沒有疑問或下一步

好的文字溝通，要能幫對方省時間

回到前面的那一句話：「明天專案到期，記得交」。我們可以用上面的方式來做一些調整。

●禮貌：哈囉，打擾你一下

●來意：因為我們的專案明天就到期了，我有幾件事想提醒

●細節：要麻煩你在明天（X月X日）下午16:00前給我包含＿＿＿＿的提案

(責任編輯 / 杜韋樺)