如何做好名片管理？

 

主講：林苑琳（組合國際電腦公司業務經理）

名片是工作人最重要的資產，尤其對於業務、媒體工作者而言，做好名片管理，等於是建立自己的人際網絡，也使人脈能夠有條理地擴展、延伸出去。

在我9年的業務員生涯中，一開始由於名片不多，也不知道該如何分類。工作一陣子之後，龐雜的名片讓我意識到名片管理的重要性。

＜/br＞＜spanclass=’Doc’＞分層的分類邏輯

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最傳統的名片管理方式就是運用名片簿，並將名片資訊輸入電腦，用Excel的表格來管理，也等於是為名片提供備份，萬一名片遺失，還有Excel裡的檔案可循。

名片簿是最為基礎的整理方式，其中的技巧不少，我在整理時也有自己的一套邏輯。

起初我不懂得如何整理名片，只是拿名片簿，將同公司的名片放在一起。可是這麼做的缺點是，你無法一眼看出隸屬於同公司的名片，有何階級與部門之間的關係。

所以，我依產業別、公司別、階級別、部門別的邏輯，層層管理名片簿。

例如，我將電信業的名片歸在同一本名片簿上，接著，同公司的名片放在一起。再來，我從董事長、總經理開始擺，其後是秘書，並在各部門主管之後接著擺其部門的下屬，如此一來，上下位階與部門之間的關係便一目了然，方便記憶。

如果客戶升遷、跳槽，給我新名片，舊的名片我仍然會予以保留，不會因為拿到新名片了，就把舊名片丟掉。因為這是對方的一個工作軌跡，如果你熟悉對方待過哪些公司、擔任過哪些職位，對方會覺得深受重視，因為你對他過去的工作經歷很熟悉、很注意。

此外，為因應名片不斷增加，我採用活頁式的名片簿，當名片有增有減時，我無須挪動後面所有名片的位置，只要移動活頁即可。

名片簿中若有極少聯絡的冷門名片，我會以公司為類目另外歸在一本名片簿或收起來。

但是我絕對不會丟掉冷門名片，因為這些冷門名片也是寶貴的資料庫，日後萬一有需要，仍可供查詢。

如此一來，也讓我手邊的那幾本名片簿保持在一年之內經常需要接觸、聯絡的狀態，避免將所有名片都放在名片簿，讓一堆名片簿排排坐，其中的名片卻生熟不分。