如何成功地主持會議？

主講人：葉微微（卓睿、卓微企管顧問公司董事長）

開會是一個很重要的能力，除了參與會議，主持會議的能力更是關鍵，影響整個會議的運作與實質效益。既然大家花了時間開會，自然希望討論事項能透過會議獲得有效的解決；一個失序、缺乏條理的會議，只是浪費大家的時間與公司的資源成本。

因此主席是會議中的靈魂人物，公司裡的每一個人都應該輪流練習主持會議，藉此學習掌握時間、管理有效的議程討論、並獲致結果、減少衝突。

座位安排學問大

首先，會議席次的安排便是一門大學問，雖然這通常得仰賴幕僚，但主席更應深諳此間的道理。如果幕僚對會議的內容與公司人事狀況了解的話，透過安排議程與座次，便能化解掉原先可預見的衝突。

例如，主席的右手邊或正對面，通常會安排其最常諮詢、且溝通無阻的同仁，這個人必須能維持公正客觀，同時勇於提醒主席應注意事項，以利會議進行。

為了不讓會議的權力偏重一方，主管們不宜坐在一起，各部門主管與部屬最好穿插著坐，同部門的主管與部屬不要坐隔壁，而應坐斜對面，部屬才能暢所欲言。不過，欲協助主管開會的部屬，則可以坐在主管右手邊以便備詢。

重要的是，老闆座位旁邊最好安排一個敢言的人，才不會讓老闆主導會議，而部屬卻總是沈默。

另外，也可以用座位的布置來調節一些可預見的衝突；例如，不要安排原本就針鋒相對的同仁，直接面對面地坐著開會，而可安排他們坐較遠的斜對面、或坐成L型，中間隔幾位能緩衝兩位歧見的同事。

所以比較好的會議桌，確實是圓形或橢圓形的，方桌會給人談判、好像戰場的感覺。

而在會議進行中，若出現與會者發言離題或是交頭接耳的情況，主席應該禮貌地提醒與會者，因時間有限，請回到正題或集中精神；若是主席自身發言離題，則有賴與會者的會議管理能力，提醒主席回到正題。

另外在階級分明的組織中，主席必須要能引導、邀約每個人發言。如果有少數人的意見過於踴躍，似乎壟斷了會議的發言權，主席可以表示，希望徵求新的意見，請其他沒有發表意見的人輪流發言；輪流發言使每個人都有表達的機會，而且「對事不對人」，壟斷發言者也不會覺得不舒服。