4個準備功夫，以email搞定合約

要寫好英文email，余靜宜自有一番準備工夫。首先，她認為確定目的與收信對象很重要，因為這會決定表達的層次與架構。

琢磨日期、用字、重點條列的眉角

email的架構要簡單明瞭，開頭先打招呼，簡述目的，再言明上次討論的結果，然後提出這次的討論、結論，最後務必署名與簽上西元日期，對方才能確認你是何時寄出。

簽日期時，也要特別注意，若寫阿拉伯數字，因為不同國家對於月日的順序寫法不同，所以建議月份可用英文縮寫代表，這樣才會更清楚。

而對象則會決定說話語氣，若是第一封信，不管面對任何人，都要使用正式商業用語，接下來就看彼此的合作默契與交情，決定下一封信的說話方式。

第二個準備工夫，則是勤背單字，增加詞彙。余靜宜笑說：「我以前念書時，會背整本字典。」後來，她也養成習慣，有個專門的電腦資料夾，隨時記錄她在書本、報章雜誌、別人信件中所看到的好字眼與用句。譬如，過去她寫「激勵」通常會用“encourage”，後來發現另一種寫法是“motivation”；又譬如「關於」這個連接詞，一般寫法是“about”，但後來她改用“regarding”，文字的層次就比較細膩。

至於單字拼字與大小寫也要留心。她的同事就曾鬧過一個笑話，誤把“selling paint”（油漆）寫成“selling pain”（痛苦），結果造成收信方極大的誤會和不悅。而人名的大小寫也要注意，尤其面對外國客戶，此處出錯會顯得很沒有禮貌。

余靜宜最近正在跟英國、義大利談合約，在用字上就得很小心，因為中間談到權利金問題，所以關於金額、付款方式、利潤分享方式等敘述，都要一再確定每個字都用對再寄出；遇到不確定的，絕對要查字典、問法務，做好確認動作。

第三個準備工夫是訓練自己抓重點。「很多人寫email的問題是內容發散，看完也不知道他想表達什麼，」余靜宜說。寄信前，務必要回想寫信目的為何？是否有充分表達？如果一封信有許多目的，最好在開始先把每個目的條列清楚，後面再一一詳述。

第四個準備工夫則是：面對談判，一定要讓對方跟著你的邏輯走，明確表達立場。