800個討論群組的即時管理革命
圖片來源:王創緯
陳憲祥舉例,過去推出旅遊行程後,通常遊客上路就無法更動。但雄獅最近開發出「VIP旅行團專案」的LINE群組,若是VIP旅行團的客人臨時想更改行程,導遊只要LINE回總公司,相關單位立刻動起來,1小時就可以把所有更動明細傳回給導遊,提供客人評估確認,等於立即讓顧客體會客製化服務的彈性,也展現雄獅強大的動員調度能力。
目前雄獅大約有6成以上的內部溝通,都透過即時通訊進行。儘管很難量化到底帶來多少效益,但陳憲祥指出:「不用即時通訊,管理會退步5年。」未來,雄獅更計畫開發專屬軟體,滿足更多內部特殊需要。
長期下來,雖然如今公司已經規定,除非緊急事務,不然午夜12點之後,員工可不回訊息,但雄獅員工幾乎都已養成隨時低頭確認的習慣,甚至有時候開會,主持人還得高聲喊著:「不要再滑手機了!請抬頭,現在要討論的議題很重要。」
任何管理制度都有好壞兩面,就看如何截長補短。對雄獅來說,做到如此分秒必爭,無非是追求更精實的競爭力,至少這第一階段的目標,已經達到了。
企業如何LINE上管理?
Dos
運用科技,要從上開始帶動,才能普及基層員工。討論群組從名稱到性質都要規定清楚,並設定管理員隨時監管與更新。訊息回覆要做到即時,否則失去即時溝通意義。
Don'ts
發言必須有明確的遊戲規則,一旦有情緒性字眼出現時,要有制止的機制。商業機密更不要用即時軟體發布,但是可以用它通知大家去看電子信箱。
LINE上工作,雄獅員工怎麼看?
資訊透明化,溝通立時有回應,這是員工一致感受到的工作效率。
雄獅集團欣傳媒網路媒體部總監蔡宗保
有時候會被家人念,因為吃飯吃到一半就開始滑手機回覆(笑)。
這跟一般人用輕鬆心情回覆LINE是不一樣的,因為這代表有緊急的事要處理。我進入雄獅已6年多,也是從無到有,親身體驗這個行動管理過程。
雄獅集團欣傳媒專案企製部整合行銷專案中心網站企畫孫菽蔓
群組太多時,有時難免會貼錯文字;尤其是桌機板的LINE更容易發生,因為視窗開太多,萬一貼到主管的群組,那就尷尬了。