為何有些人事情不多，卻手忙腳亂？有人身兼數職，還可放空休息？
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這個步驟需要你換上一個記者的腦袋，我記得我高中上第一堂新聞課的時候，老師告訴我們五件事情，那就是很多人都知道的五個「W」。
一、誰？（Who）
二、什麼？（What）
三、何處？（Where）
四、何時？（When）
五、何以？（Why）
列表之初就要想著這些細節。你得盡量客觀地去檢視這些事實，不要才剛開始列清單就加入自己的主觀。反正就是先把想得到的事情都寫下來，之後再來慢慢地評估優先順序與孰重孰輕。
3.編輯清單。所有的想法都寫下來以後，下一步就是要一項項「給分」。你考慮要買的房子在繁忙的大馬路邊，你會在意嗎？會的話，那就不用客氣，把這點列成「弊」就對了。不重要的事項，比方說辦公室牆壁的顏色，就把它劃掉。透過這樣的分類跟取捨，你可以編輯出一張有用的清單。說到編輯，類似的觀點可以加以整合，這樣你的清單才不會過長。
4.沉澱一夜。最終版的利弊比較表出爐後，先擱在一旁，讓你的大腦休息一下。一直盯著一樣東西看，你會沒辦法把事情想清楚。睡一覺，隔天再回來面對這張表，相信你一定能以嶄新的角度，把不同選擇的利弊得失看得更清晰。
5.輕重與緩急。並不是清單上有五個利，三個弊，利就贏了。帶著批判性去思考每個選項，設想不同選項會為你生活帶來的改變。需要的話可以做點功課，研究一下問題的背景，找人問問也行。別忘了你覺得天大的事情，在別人眼裡可能還好而已。實際一點，忠於自己一點。
你可以試試登入網站Proconlists.com，輸入你腦袋中所有的利弊得失，然後再分別從理性與感性出發，給予這些正反因素不同的權重。輸入完畢後，網站就會自動演算出你的正確選擇。你當然不是非得使用這個網站不可，但你可以去上面練習一下，怎麼樣細細思量一個一個正反因素。
6.把事情說開。如果還是猶豫不決，你可以找朋友、另一半或同事聊聊。三個臭皮匠勝過個諸葛亮。別人說不定可以點出你沒有看到的好處或壞處，讓你茅塞頓開，豁然開朗。
如何做出終極版的「待辦事項」清單
人很容易因為清單太複雜而索性放棄，但我想說你可以列出終極版的「待辦事項」，這不困難，而且我可以用一張清單告訴你怎麼做。