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多年來我一直保持著為自己「紀錄時間」的習慣,雖然我不是為了去計算工時與收入,我的目的是要知道自己每天「支配了多少有價值的時間」。除了理所當然的規劃未來時間外,其實「紀錄過去的時間如何被利用」,也是時間管理非常有用的一環。
我的「10個最有生產力的習慣」養成術

我會把每一天執行重要工作的時間「記下來」,然後每隔幾天反省一下,昨天善用了7小時?前天善用了8小時?或是大前天只善用了3小時?我會用這樣的方法警惕自己或鼓勵自己,並且隨時發現自己在效率管理上應該調整之處。

這是一個擁有多少「優質時間」的概念,每天24小時並非都是好時間,只有投注在自己真正重要、真正開心、真正有價值回饋時,好時間才會出現,我用這樣的紀錄來督促自己提昇優質時間的比例。

而我早期是用「番茄土豆」做這件事,這兩年則是改用「 Toggl 」,這用個工具比較方便,大家可以參考我的工具教學,或是後面這篇習慣養成分析:「改變上班打卡心態,開始學 SOHO 一樣精算工時」。

3.保留時間:

很多年前開始,我會在行事曆上為自己「未來幾個月」的專案、目標、大任務或人生計畫,畫上預留時間的進度條,我不會只是紀錄簡單的專案或任務完成日期,我會在日曆上把需要準備的時間,可能是三天、五天、一個月,一一的畫上類似「甘特圖」的進度條。

這樣的習慣,是告訴我自己,未來某些時段要預留給做哪些事情,無論這些事情是工作或人生,只要重要,我就在行事曆上先把要預留的時間畫出來。一旦「保留了時間」,那麼當其他事情想要臨時插入時,我就能有警覺是不是要排除或延後。

這對我有很大的幫助,雖然不能說我會百分之百照著這些進度執行,

但是當我在安排時間時,因為這些預留的時間,我可以避免不小心落入多頭馬車的陷阱,我也可以提高有足夠時間完成這些事情的機率。

這就是我常提到的「進攻型行事曆」的方法,我是利用簡單的 Google 日曆來完成自己時間的保留,以下是他的一些延伸教學:「承諾日曆,幫你實現 2017 年願望的有效合約」。

4.列詳細計畫清單:

我有一個任何事情都喜歡先做計畫再去做的習慣,例如旅行我要列出詳細的行程清單,專案我要先列出所有執行的步驟,這或許不一定是一個最完美的習慣,例如有時候有些朋友會覺得這樣太拘束太嚴謹。

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