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越是競爭,越要用PDCA打好基礎!減少每一步的「虛耗、浪費」,才是真正有效率。
上班族、主管都適用!1張圖學會「鬼速PDCA工作術」

進入執行循環時,如果對自己的假設沒有自信,那麼,即便擬定了目標,也會缺乏動力,導致半途而廢,所以一定程度的自信也是很重要的。另一方面,在進行檢視時,要保持質疑自己是否客觀,想著「有沒有更有效率的方法?」、「有沒有其他應該做的事?」、「是否還有我沒注意到的課題?」等等。

執行時充滿自信、檢視時要自我懷疑,這就是PDCA的基本態度。

4.調整(ADJUST)

「鬼速PDCA」將一般人稱之為行動(ACTION)的第四階段稱為調整(ADJUST),這是以精簡軟體開發(LeanSoftwareDevelopment)而出名的帕斯卡爾丹尼斯(PascalDennis)所使用的稱呼,因為我覺得比較接近PDCA的真實狀態,所以加以採用。

因為第一次聽到PDCA的人,會對「DO和ACTION兩者都有『做和從事』的意思」而產生混亂,而且只有「改善行動」恐有遺漏延伸方案的意思,也並非全然正確。我們要思考根據檢視結果過渡到下個循環的調整方案,調整方案有以下四種。

●目標層級的調整

●計畫層級的大幅調整

●解決方案或行動層級的調整

●不需要調整

「目標層級的調整」是指檢視情報收集以及自己的現狀之餘,決定改變目標,或者將目標達成日延後,這就是中斷現在正在執行的PDCA,重啟一個新的PDCA。假設訓練順利進行,但因為成本過高導致債務,那麼就該優先解決「償還債務」這個重大課題。像這樣,在運作PDCA的過程中,新的PDCA跟著產生的狀況是很常見的。

「計畫層級的大幅調整」主要是指之前沒預料到的新課題出現時,雖然規格不像之前提到的「償還債務」這麼巨大,但如果像是「務必要在當地找到嚮導」這樣的課題時,就必須重新開始蒐集情報,檢討解決方案,導致PDCA的循環減慢。

「解決方案和行動層級的調整」,是指執行循環的微調。概念是計畫不變,只是改變做事的優先順序或是做法更新,同時進行軌道修正。多次運作PDCA循環後,精準度也會提高,之後只需要進行微調即可。(下圖1-5)

最好的狀態就是經過檢視後,所有事情都順利地進行,那就「不需要調整」。PDCA給人的印象就是一定要進行某些程度的改善,但是,只要在過程中不斷進行觀察,有時候是可以不需要調整的。

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