每通電話只能５分鐘：成功人士都在用的４個「簡潔傳達術」

想透過溝通接近「目標」，就要明確找出想要傳達的「對象」、「訊息」、「行動」，並將以上要素化為具體的語言。片面內容會令對方難以理解，所以要用當事人聽得懂的語言，保持說明精簡，並且不時加入「緩衝語句」（詳見後續說明），就能拋出對方容易接續的話題。

別過度使用華麗辭藻

商務溝通的基本要領就是簡潔。談話簡短，可降低對方的負擔。什麼都不說固然無法傳達訊息，但重複的內容最好盡可能簡短有力。

訊息內容量也應該以「簡短明確」為努力目標，任何討喜的郵件或書面資料幾乎都是直接易懂的內容。尤其當對象是高階經理人或領導階層時，最好別奢望他們願意閱讀長篇文章或信件。

在電子郵件裡，「承蒙關照」或「請您多多指教」這類客套話固然重要，但冗長的社交辭令或重覆的話題、說明，應該盡可能斟酌使用。也該向對方確認「內容會不會太過繁瑣呢」？以免造成對方負擔。

當然，不同組織文化或情況，對於禮貌的要求自然會有差異，而在特定儀式或婚喪喜慶等場合中，固定套路、官樣文章依然具備重要功能。話雖如此，在結婚典禮上滔滔不絕地演說，無論何時何地都是相當惹人厭的行為。

過去我服務過的顧問公司或外資證券公司，印象中「能幹的上司說明都很簡潔」。只要縮減說明的字數，看的人跟寫的人都得以減輕負擔。

然而，商業郵件不同於簡訊或 Line，原則上必須輸入主旨、收件人、問候語並署名。

況且，唯有在雙方關係夠親近的前提下，才能容許極端簡短的信件出現。為免被地位較高、距離不夠親密的對象視為沒禮貌的人，通信時切記使用緩衝語句（詳見後續說明），以簡潔又不失禮的字句溝通。

決定一通電話的長度

至於電話，自訂平常每通電話「大約5分鐘」，設定適當通話時間也是一種方法。只要事先限制通話時間，就可以避免不小心給對方造成太大負擔。

萬一，需要遠超過限制時間來溝通，例如30分鐘左右的話，外資企業便會事前設定一個「電話會議」的時間。

電話會議十分方便，適合和難得有機會碰面、所在位置遙遠的對象通話。