善用數字思維：所有優質的簡報，絕對會遵守「３－１－３」原則

所有工作都是針對「簡報」進行

就算是進公司第一年的新人，一定也有機會對主管說明某些事情以獲得主管同意。例如在公司尾牙請主管領頭乾杯，這也是重要的簡報。

使用數字或邏輯等語言、提高「報告．連繫．討論」的品質、讀取數據資料或是反過來製作資料等，本書前面介紹的這些作業，應該都是為了最後對主管或客戶做簡報，以獲得「我懂了」或是「OK」等肯定的答覆。而簡報這麼重要的工作也一樣會因為使用數字而驟然提高品質。

簡報到底是什麼？

說明做簡報的方法之前，讓我先以一句話定義簡報。不過請記得這始終是本書下的定義。

「傳達自己的主張給對方，並在短時間之內獲得對方同意的行為。」

此定義中有三個重要的關鍵字，分別是「主張」、「短時間」、「同意」。首先，每個簡報一定都有主張。如果只是陳述某件事實，那只是單純的說明而已。更進一步地，簡報對象可能業務繁忙，如何在短時間內結束簡報就成為關鍵重點。還有，目標一定是獲得對方的同意。我再強調一次，單純的說明稱不上是簡報。

根據上述的定義，以下將介紹準備簡報時應該依循的架構。

以「3－1－3」架構建立簡報

我因為工作的關係，經常有機會做簡報。我在準備簡報時，一定會利用「3-1-3」架構設計簡報。

■3：三分鐘結束（短時間）

■1：鎖定一個主張傳遞（主張明確）

■3：該主張的依據不超過三個（對方能夠理解）

各位是否察覺這個「3－1－3」架構連結了前面的定義？這個「3－1－3」架構是從公司新人到經營者，所有商務人士都應該掌握的簡報基本原則。

舉例來說，假設為了加強業務能力，想參加外面舉辦的一日研討會。為了獲得主管同意，你必須向主管做簡報。

■3：「部長，現在可以給我三分鐘的時間嗎？」

■1：「其實，我想參加外面舉辦的一日研討會。」

■3：「研討會可以彌補我不足的知識。透過知識的運用，可以更加熟練製作會議資料的技巧。研討會的日期我剛好比較有空，不會給其他同事帶來麻煩。」