開會沒效率、討論發散？日本頂尖執事：會議前筆記本寫上「三行字」，絕對會有結論！
圖片來源：樂金文化
開會前寫下「三行字」，就能精準掌控會議內容！
以下將具體介紹立即提升工作效率及品質的筆記術。
不知道大家開完會後，如果遇到結論留待下週討論、抑或「所以……結論是什麼？」不清不楚的情況，心情上會不會覺得鬱悶？大家特地花時間開的會議，全都白費。為什麼會發生這種狀況？
我想那大概是因為大家內心抱持著「總之」、「總覺得……」的想法在開會。在漫無目的的心態下開會，既抓不到重點，結論也容易模糊不清。
既然要開會，就一定有一個確實的「目的」。
重點在於，必須在開會之「前」，釐清那個明確的目的。那麼應該怎麼做才好？答案是，在開會前的筆記上寫下三行字。這樣就夠了。
第一行是「目標」。訂立自己在開會時的目標，要說哪些話？做哪些決定？諸如此類。
第二行是「下一步」。事先預測在這場會議上可能遇到的課題。
接著第三行要寫的是「截止日」。這是承接第二行的「下一步」，事先訂立一個時間的基準點，決定何時完成任務。
「只需三行字」就能提高開會密度的理由
講得如此正經八百，可能有許多人會覺得「感覺很花時間」。但是，養成習慣後，不到幾分鐘就能完成。只需在全新筆記紙的最上端，迅速寫下三行字，沒有必要寫得很正式。
可能又有人會認為「在開會前決定下一步、甚至是截止日，會不會有點強人所難？」確實如此。不過容我提醒，在這個階段頂多是「預計」。
想要讓工作有效率的進展，事先想像「整體的樣貌」，並以此為根基「掌握開會的主導權」是一件非常重要的事。
掌握某種程度的主導權，就能大幅減少受他人擺布的機會。
事先想好這三行內容，就能提前部署，進行調整，避免與其他行程重疊。就算工作按自己原先預計發展的可能性無法達到100％，也必定能大幅提升。
而且，事先考慮「目標」、「下一步」、「截止日」，不光是在提高開會品質一點上具有重大意義，還能預先展望未來，思考下一步，就算同時承攬許多工作，也必定能有效率的完成所有工作，交出最大的成果。
開會筆記只記錄「與目標有關的內容」
序章中我曾提及，開會時「筆記如何掌握重點、記錄精髓」，將會大幅影響工作的效率和品質，更會左右成果及信賴關係。