大部分人的道歉都是提油救火！正確誠懇的「道歉文」要這樣寫

再一次鄭重地由衷向您致上最深的歉意。

──龜勝百貨股份有限公司賣場負責人 加藤陽子 

與第一例相比，第二個例子給人的印象全然不同。第一個例子很難用真誠與否的精神論或人際關係去做歸納統整，那種漫不經心的表達方式，對一篇道歉文來說，絕對不會是一個好榜樣。

那麼，這兩個例子之間，究竟有哪些不同之處呢？以下將具體分析其文章機能與結構，讓各位更明確了解道歉文所需要的必要條件。 

道歉文的組成架構

第一個例子的文章綱要解析如下： 

〈例一的綱要〉 
1.道歉
2.內心認為已經確實完成某事
3.今後打算會確實做到
4.未來也請多多指教

雖然這篇文章使用了直截了當的總結方法，但由於毫無修飾，導致結果並不理想，這是一篇很典型的文章作者完全沒有經過思考所寫出來的文章。結尾的「今後也請繼續給予批評指教」，也是很自私自利的想法。

另一方面，來看看第二個例子，深入探究每一個段落的功能的話，就會發現其實這是一篇極具機能架構的文章。

〈例二的機能架構〉
1.道歉
2.從對方角度來看事情
3.積極地承認錯誤
4.探究原因
5.規劃未來對策
6.提出補償方案
7.再次道歉 

雖然區分成了七個段落，不過每一個段落確實都有達到該段落應有的功能。除去最後的結尾，每一個段落的功能都不重複。而且，段落與段落之間採用的排序，使文章功能發揮了最大的效用。因此，通篇文章毫無贅語，是一篇非常用心且能達到成效的文章。

到底該怎麼樣做才能夠寫出這種結構完整且能達到成效的文章呢？第一步，便是要思考自己所寫的文章中，每一個段落各自該有些什麼樣的功能。請試著以條列式的方式把功能寫下來，你就會明確了解到哪些地方是重複的、哪些地方是不足的。

透過條列的方式，你應該能漸漸看清自己的邏輯架構，比如「我好像只有一直不停地在道歉」、「我老是在說自己的事，那些描述我心情的段落真是亂七八糟地多」、「另外， 原因也調查清楚了，原來我對自己的論述觀點有飄移不定的壞習慣」等。