開工一堆Email要回客戶，心好累？４個簡單技巧，回信變得更有效率

有些很棒的線上工具可以幫你改善打字。對我們而言，最好的工具是Typingclub，全美國有超過50,000所的學校使用這個工具。嘗試每天練習十分鐘，不過話說回來，打字的速度會按照一個J型曲線變化，也就是說，改變你的打字方式一開始會讓你速度變慢，不過一、兩星期之內，你就會開心感受打字速度迅速變快了。

2.將重複的陳述設為捷徑

寫電子郵件時，你會常常發現自己要重複某些陳述，例如：「我們的辦公室在紐約州威斯特徹斯特郡加速大道248號」（248Acceleration Avenue, Westchester, New York）。

讓你比駭客組織（Anonymous）的成員速度更快，可以不假思索地把這個地址寫出來的解決方法就是，Chrome網頁瀏覽器的Auto Text Expander擴充元件

這個擴充元件能讓你將先寫好的句子或片語，訂為特定的捷徑，例如：用這個指令「:addr」叫出你的辦公地址，然後⋯⋯奇蹟就發生了。你也可以試試要價5美元（約150元台幣）的aText應用程式，有別於Chrome擴充元件只能在Chrome瀏覽器上使用，這個應用程式可以讓你在整套蘋果電腦系統或PC電腦系統上建立捷徑。還有一個叫做Alfred的應用程式，它的付費版也有同樣的功能。

下列是值得設定的幾個捷徑：

●你的工作地址和個人地址
●電子郵件開頭、結尾的問候語和祝福語
●你的全名
●你的電話號碼
●你的銀行帳號
●你的護照號碼／駕照詳細資訊
●公司的詳細資訊、公司名稱、公司網頁位址、公司的統一編號、稅務識別碼等
●任何你在工作上發現自己會重複用到的陳述，例如：商業提案、提供估價單、傳送出貨單、提議碰面會談或開會、拒絕實習工作的申請要求等相關的片語字串
●動態的捷徑，例如：當天的日期

3.利用範本

罐頭回覆內容讓你可以把事先寫好的內容插入電子郵件當中。假如你常常發現自己一而再、再而三地傳送同樣的電子郵件，罐頭回覆內容就是很棒的資源。有了罐頭回覆內容，你可以很快地修改事先寫好的電子郵件，寄給個別的收件人，省時又省力。Gmail使用者只要一開始在設定裡先建立好這些回覆內容即可。

Outlook也提供了類似的功能，你要做的就是寫好一封信，按下「儲存成範本」，將它變成罐頭回覆內容，以後就可以使用了。