開工一堆Email要回客戶，心好累？４個簡單技巧，回信變得更有效率

萬一你需要傳送內容一模一樣的郵件給不同的收件人，只要更改收件人姓名與電子郵件地址，你可以使用Mail Merge。基本上，它把事先寫好的電子郵件內容，以及會填入變數的聯絡人詳細資料試算表結合起來。對Gmail的使用者來說，Mixmax的這個功能也相當不錯，但如果你想找的是便宜一點（免費就太好了）的選擇，那麼，Chrome 網頁瀏覽器的Yet Another Mail Merge（YAMM） 擴充元件也行得通。至於Outlook的使用者，Yesware就是擁有此功能的工具。

我們舉個內容可能像這樣的範本為例：「親愛的某某某，我們寫這封信的目的，是要向您說明我們的書已經出版了，並訂於9月1日舉辦出版酒會。我們很開心想邀請您所有（公司名稱）的同事前來參加。請回信告知參加意願與人數。感謝。祝好！」

加速電子郵件溝通的四個方式

用電子郵件溝通往來，對生產力的最大威脅，就是無止盡的你來我往（Email ping pong）：

• 電子郵件1：最新的財務報告如內容所示。
• 回覆：太好了，你要我做些什麼？

• 電子郵件2：看完之後寫下建議內容。
• 回覆：直接在試算表上寫還是透過電子郵件寫？

• 電子郵件3：你高興怎麼做都好！
• 回覆：最後的計算有錯，表格應做得更簡單易讀。

• 電子郵件4：更新的版本如後，你覺得如何？
• 回覆：我覺得還不錯。

• 電子郵件5：太棒了。可以寄給會計部同時傳副本給我嗎？
• 回覆：我馬上做。

這再次證明，一開始花點心力，避免之後像這樣浪費時間是很值得的。試看看這4個簡單的技巧，你就不會再走回頭路了。

1.每一封電子郵件一開始就要解釋清楚，你希望收信的人做什麼事，最好用單一明確問題表達。

「TL;DR」這個技巧，在總結一篇過長或內容太厚重的文本時，是很方便的方式。（TL;DR 是Too long; Didn't Read的縮寫，用在像是Reddit這樣的網站上，提供長篇大論的簡明摘要。）在每一封電子郵件最前面，提供一個極度精簡的摘要，陳述你這封電子郵件要說什麼。假如你想跟同事建議開設訓練課程， 你可以這樣寫：「TL;DR：下周三辦理演說訓練課程，有興趣參加的人，請讓我知道」，在底下把明確的細節寫出來。