這家公司如何禁止員工開會，還能高效工作？

這樣做的原因，馬內德夫解釋，內部電郵往往只有少數人能夠收到，其他必須知道、但卻沒被CC到的人，還得花時間探究一番，不如全禁了。有事公開說、大家都知道。

相較於Asana這樣的極端案例，其他只禁某天開會的公司，事實上也能產生很大的「紅綠燈」效果。

美國北卡羅萊納大學夏洛特校區（University of North Carolina Charlotte）教授史帝文・羅吉伯格（Steven G. Rogelberg）觀察，會議之所以浮濫，是因為科技發達，大家一卡關，就發開會通知，好像人愈多、愈能解決問題。

但事實上，體驗過「禁止開會」的員工告訴《BBC》，如果公司禁止某天開會，那前一天卡關的人，反而能在「禁會」當天靜心思考，等到隔天可開會時間，反而發現沒有開會必要了，因為問題已經解決。

擔任TheSoul Publishing平台夥伴管理的副總裁波崔爾（Victor Potrel）就說，TheSoul Publishing的開會禁令，反而能讓大家先思考自己能做的解決方法，在發掘過程中，往往恍然大悟，原來根本不需要開會啊！

什麼時候才需要開會？

確實，就算連號稱禁止開會的TheSoul Publishing，也有兩種例外：

第一，員工面對工作難題，如果窮盡所有方法都找不出答案時，才能在開會至少24小時前發出通知，而且必須先準備好題綱與議程。

第二，只能邀請必要人員參加。營運長馬內德夫打趣說，通常只有兩個人與會，而且時間不超過30分鐘。

最後，也是最重要的第3點：提出開會邀請的人負責整理會議記錄，然後公開到平台上，讓其他人也能知道會議內容。如果是ZOOM會議，更可以直接貼影音檔，免去筆誤與誤解。

做到以上3點，就能讓團隊進度相同，就算異步溝通，還是能同步工作。

但現階段而言，不論是TheSoul Publishing或Asana，能夠不開會的只有內部員工，對外溝通還是必須開會，因為其他公司沒有不開會的文化。

因此，致力於提升會議品質的英國公司Meeting Magic就說：「關鍵不在剷除會議，而是讓會開的有意義。」

關鍵是，會前必須做好準備，只把必須合作的部分提報會議討論；其次是，開會不是政見發表或卸責大會，要有明確目標跟議程，大家才能在最短時間內達成共識，分頭進行下一步行動。

(責任編輯 / 廖婉書)