想做好時間管理，為何不要先列「待辦清單」？他用３招避開筆記誤區

黃鐘毅的做法，是將會議中的討論拆解成不同專案的細節，更新到以任務為導向的筆記中，串接原本碎片化的的討論串，呈現「思考脈絡」的變化。

這樣做有兩個好處：

第一，「在現實生活中，我們的工作就是解決一個個任務與挑戰。」完整的行動方案包含：行動背景、具體行動與檢查清單。將筆記轉換為隨取即用的行動思考，才能發揮最大效用。

第二，當工作者清楚記錄任務脈絡，即使面臨老闆、客戶猝不及防的交辦事項，也能快速判斷該指令應該擺在任務的哪個階段。

例如黃鐘毅執行《防彈筆記法》的出版專案，老闆建議他可以做線上導讀會，黃鐘毅馬上評估這項指令應該在行銷階段實行，而非當下的文稿階段；因此並不會因為臨時的指令感到慌亂，而是將他記入任務筆記中屬於「行銷」的範疇。

「太多人把別人的交辦事項累積在心中，而沒有思考應該將其歸屬在哪一個專案的階段中，才會導致時間管理無法落實。」

2.隨時調整、更新

「筆記不是寫完就算了，」黃鐘毅說。在執行任務的時候，往往不是列上待辦清單就能逼自己完成的。

黃鐘毅許多筆記章節都更新5年以上，例如一則處理工作上的合約筆記，累積了11年來合約流程變化中需要注意的細節，面臨突發狀況時可以馬上尋找解方，解放大腦處理其他需要創意的工作。

像是〈養成寫作習慣〉的筆記，黃鐘毅也更新超過10年，從一開始沒有家庭，可以連續花4、5個小時寫稿，到結婚生子後需要調整成「能同時陪伴家人的寫作習慣」。

因此他嘗試早起、邊散步邊用語音轉文字軟體寫出文章架構，或是善用零碎時間一段、一段地寫成文章等。唯有不斷因應不同的生活狀況調整，才能堅持、摸索出屬於自己的筆記系統，而不是盲目使用市面上既有的工具，不去思考如何彈性運用。

3.資料篩選

筆記中究竟應該放哪些內容？黃鐘毅認為筆記上的資訊都應該「有目的、有行動」。

許多人常常累積了不少讀書筆記、或是網路上的文章摘要，但回頭看卻不明白自己為何做這則筆記，反而成為無意義的資料。

黃鐘毅的解法，是「只紀錄跟任務相關的資訊」。

(責任編輯 / 杜韋樺)