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嚴格來講,魯曼有兩個卡片盒:一個是書目用卡片盒,裡面包含參考資料,還有對於文獻內容的簡單記載;另一個主要卡片盒是用來收集想法跟產生想法,主要是回應他讀過的內容。筆記是寫在索引卡片上,存放在木製盒子中。

每當他讀到某些值得記載的東西,他第一步便會把書目資訊寫在卡片的一面,在另一面寫下裡面內容的簡短筆記(Schmidt 2013, 170)。這些筆記會放進書目的卡片盒裡。

第二步,他會在一段短時間後回頭查看這些筆記,思考它們對於自己的想法和寫作有什麼樣的關聯性。

然後就由主要卡片盒登場:他將自己的想法、評論與看法,寫在新的卡片上,每張卡片上只寫一個想法,而且只能寫在一面上,這樣日後查閱時比較方便,不必特別從卡片盒裡拿出來。他通常會儘量寫得精簡,不超過一張卡片的範圍,但有時會在後方加上另一張卡片,將想法延伸。

他在記筆記時,都會想到卡片盒裡那些已經存在的卡片筆記。他的筆記文字都很簡短,但下筆非常謹慎,跟最後定稿的文字風格沒多大不同:用完整句來寫,明確載明資料是從哪裡摘取的。常常,某一張新的卡片筆記會直接連接到另一張卡片筆記後面,然後一張接一張,構成一長串的筆記鏈。然後他會在卡片盒某處的另一張筆記上,加註(和新的卡片筆記相關的)參照資料,而這裡的另一張筆記,有時和前一張卡片很接近,有時卻出現在完全不同的領域跟上下文脈絡裡面;有些是直接相關,讀起來像是評論,有些卻看不出有什麼關聯性。在他的盒子裡,幾乎沒有一條筆記是單獨存在的。

他不是單單把想法或引文從閱讀到的內容照抄下來就算完工了,而是能夠把同一條筆記從一處脈絡轉入到另一處脈絡。這非常像翻譯的工作:要用不同的文字,才能適合不同的脈絡,而且還要盡可能忠於原文的意思。用筆記寫下「某章節裡面,作者辛苦解釋了自己的方法是合理的」,這樣會比引述該章節的任何內文,都更能夠適切地描述這個章節的內容(當然,這需要加以說明)。

魯曼筆記的巧妙之處在於,他並不是按主題整理筆記,而是用非常抽象的方式將它們編號。這些編號沒有什麼特別意義,只是方便可以長期辨識。如果某一個新的筆記跟另一個已經存在的筆記相關,或是直接指涉到那個已經存在的筆記(例如針對已存在筆記的評論、修正或添加),那麼他會把新的筆記直接放在前一個(已經存在的那個)筆記後面。如果已有的筆記編號是22,新的筆記會編號23 。如果已經有23號了,那新的筆記就會編號為22a。

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