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嚴格來講,魯曼有兩個卡片盒:一個是書目用卡片盒,裡面包含參考資料,還有對於文獻內容的簡單記載;另一個主要卡片盒是用來收集想法跟產生想法,主要是回應他讀過的內容。筆記是寫在索引卡片上,存放在木製盒子中。

透過這種數字跟字母的編號,加上穿插的斜槓跟逗號,魯曼可以隨心所欲將想法擴展出多少個分支都行。舉例來說,某一個關於因果關係和系統理論的筆記編號是21 / 3d7a7,那前一個筆記編號便是21 / 3d7a6。

每當他要新增一個筆記時,會先查閱卡片盒,看看裡面是否有相關的筆記,若有的話就把兩者結合起來。結合的方式之一是把新的筆記直接加在現有的筆記後面,另一個方式則是在新舊兩個筆記之間加上個連結,因為兩者的位置可能差很遠。

第二種方式有點像是我們在網路上使用超連結的做法,不過還是很不同(後面會說明),而且我們也別誤以為魯曼的卡片盒是一種他個人的紙本維基百科或資料庫,雖然兩者乍看之下有點類似,但還是有微妙的差異,也因此魯曼的筆記系統才會如此獨特。

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