會Excel還不夠！Google Sheet試算表１０大必學功能，搞定８成商務報表

讀完這篇文章，你可以學到的3件事：

1. 多人共用的管理報表技能：試算表各種小工具可以有效管理權限、格式，甚至救回舊資料。 
2. 獨家函式技能：可帶入即時外匯匯率、股票資訊、虛擬貨幣匯率資訊，甚至即時做Google翻譯。
3. 多元的外掛擴充程式：能串接FB粉絲頁、Google分析工具，也能批次生成短網址、發送電子報等。

製作試算表，究竟用Excel跟Google sheet有什麼差別？

做為橫掃企業商用軟體市場逾30年的微軟Office家族一員，Excel一直是製作商務報表、圖表的最佳工具。但隨著近年跨部門專案成為趨勢，後進者Google推出的Google Sheets試算表，具有免費、可供多元平台及多人共用協作等優勢，並提供即時雲端儲存的服務，逐漸成為愈來愈多企業愛用的線上利器。

以下為《Cheers》整理的10個必學Google Sheets試算表功能，熟記這些功能，8成以上的商務報表疑難雜症都能搞定！

Google Sheet必學1：「保護工作表和範圍」不怕資料被誤刪

多人共用編輯試算表時，最怕工作表被誤刪、或不小心修改了不該動的欄位。這時只要使用Google Sheets的保護儲存格功能，由管理者事先設定欄位的編輯權限，就能降低寶貴資料消失的風險。

【情境1】零售商若要製作每日商品庫存表，管理者可將昨天前的舊資料設定為不可編輯，讓共用者只能編輯當日數字。

【跟著做】選取舊資料範圍後，在功能列「資料」標籤點選「保護工作表和範圍」，按下「設定權限」，設定增加或減少權限使用者，當有其他人要編輯資料時，就會出現警告訊息。

▲保護儲存格功能，讓資料不被誤刪。

Google Sheet必學2：「資料驗證」讓格式統一

共用試算表時，常發生管理者預設欄位要填入數字「1」，但共用者卻填入國字「一」，格式不統一的情形，導致套用公式時因無法辨識而影響效度。這時管理者可用「資料驗證」功能，指定欄位格式或下拉選單讓資料結果統一。

【情境2】某公司要製作月部門工作清單時，可開放共用表單，請所有員工自行填上項目及預計完成日期。

【跟著做】可在功能列的「資料」標籤中點選「資料驗證」，並新增規則，在進度欄位中，以「下拉式選單」限制「預計完成日期」欄位格式必須是「有效日期」。

(責任編輯 / 杜韋樺)