會Excel還不夠！Google Sheet試算表１０大必學功能，搞定８成商務報表

▲資料驗證可讓欄位格式一致化。

Google Sheet必學3：「條件格式設定」自動辨識數值差異 

在凌亂的數字報表中，透過標示底色或文字顏色，可反映數值高低。使用Google試算表，就不必逐項手動調整，利用條件式格式設定，即可一次完成。例如，將高於80%的數值標示黃色底線，低於60%的數值標示紅字，看報表時便一目了然。

【情境3】某電商正在整理上個月的GMV（網站成交金額）業績，達成率90%以上的業務員可獲得額外獎金，低於60%則會被列入業績改善名單。

【跟著做】打開試算表後選取範圍，並點選功能列「格式」標籤的「條件式格式設定」，在下拉式選單中選擇「大於」後，在值或公式欄位填入「90%」，接著在「格式設定樣式」設定儲存格格式為黃色，再新增規則設定小於60%數值的條件格式，設定儲存格格式為紅色。

▲透過條件式格式設定，馬上能看出報表重點。

Google Sheet必學4：「編輯歷程」還原檔案版本

想知道是誰挪動原始資料，導致報表異常，可透過還原到被誤刪資料前的原始版本，以及查看編輯歷程來找到答案。但若將試算表編輯權限設為「知道連結即可編輯」，匿名共用者不必登入即可編輯資料，就無法得知是誰挪動原始資料。

【情境4】過年期間社群小編需輪值更新某網站的每日造訪人次，若最後總計資料出現異常，主管可以檢視編輯歷程，找到問題的根源。

【跟著做】點選「上次編輯在數秒前」，就能獲得編輯歷程，並還原到希望留存的檔案版本

▲版本紀錄會羅列出每筆變更。

Google Sheet必學5：「資料透視表」快速分析問卷結果

Google Sheets的資料透視表跟Excel的「樞紐分析」兩者功能所差無幾，但Google提供「資料透視表」服務，能更快速分析出資料數據。

【情境5】某牛排分店使用Google清單整理上週的客戶滿意度調查，將資料匯入後，每個橫列會呈現一位顧客的回答。

【跟著做】要快速得到滿意度百分比，可點選功能列「編輯」標籤中的「資料透視表」，選擇欲分析的範圍後，將編輯器右側欄位中的「滿意度-餐點」拉到「欄」、「列」、「值」的區塊位置，即可計算出滿意度比例。

▲使用資料透視功能，可快速得出調查分析結果。

(責任編輯 / 杜韋樺)