企劃主題太複雜無法簡述完畢？１分鐘GPS溝通術：任何話題都可以精簡地概述

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在研討會上我經常聽到與會者這麼說：「我想溝通的主題實在太複雜了，無法在六十秒之內概述完成。」有這種想法我可以理解，尤其是所從事的工作涉及大量的專業與技能。一般人的工作或許不像在外太空的真空狀態中維持生存那麼錯綜複雜，但是考慮到各行各業和工作上許多繁枝細節，也算夠複雜了。

儘管前文中你已經了解，大多數的職場狀況都可視為問題，可以運用GPS引導原則說明清楚。而且BBQ聚會上國際太空站的對話證明，即使最複雜的狀況也能使用重點摘要。那麼我們為什麼還是經常聽到雜亂又過於細節的工作陳述，而不是清晰的摘要呢？

造成過於複雜的職場問題陳述有幾個普遍的關鍵原因：

原因1：我們假設對方的想法和我們一樣。
原因2：我們認為對方需要知道所有細節才能理解問題所在。
原因3：我們關注於變數和連帶影響，而非問題本身。
原因4：我們習慣一次概述多個問題。

原因1：我們假設對方的想法和我們一樣

我們本能地以自己需要或希望呈現的方式來概述事情。在國際太空站的例子中，兩位工程師在解釋資金補助的必要性時，就好像試圖說服跟他們一樣具備知識和經驗的同行。事實上，現場是一群對科學技術一無所知的人，只想在概念上理解國際太空站維護成本為何如此高昂，他們不用知道太多細節就能夠理解基本概念。

在展開職場對話之前，不妨先考慮「你的聽眾是誰」，想想他們真正需要知道哪些背景脈絡才能明白你的溝通意圖，以及你希望對方如何回應。永遠做到從一開始就盡可能以精簡的訊息和數據來表達你的觀點。過多的訊息會令人難以理解你要傳達的重點和目的，從最簡單的說明開始，在必要時，你可以隨時補充更多細節。

原因2：我們認為對方要知道所有細節才能理解問題所在

當遇到問題需要其他人提供建議，你會很自然地假設別人也需要了解當前的一切訊息，如此才能提供你最大的幫助。
其實這部分原因出於心理作用，我們會不自覺地認為「如果對方沒有掌握一切狀況，怎麼可能提出正確的建議呢？」還有一種可能是，我們也想證明自己已經很努力思索過解決方案了。

「對方一定得事先了解所有訊息才能提供有益的幫助」的情況很少見。有鑑於職場溝通的目的通常是解決特定問題，我們提供的訊息只要滿足這個目標即可。如果你已經運用本書前述的技巧來建構議題框架，你應該完成了自己的溝通意圖清單（例如：要求行動、意見、批准、建議等）。完成之後，你只要在結構摘要中納入適當的細節就可以了。以下提供一些說明：