張忘形專欄｜簡報５分鐘就被打斷，怎麼辦？用３招化解危機

還記得在某次業務會議中，我向老闆報告工作進度，才講到上禮拜在做什麼事情，老闆忽然說：「所以你現在的重點是什麼？」

我馬上當機了！面對老闆本來就有點緊張，再被打斷，內心小劇場上演：「老闆說重點是什麼，是嫌我講的無聊，還是對內容沒興趣？要怎麼回答才好？」

我回答不出來，只好問老闆「您想聽什麼？」他回答：「所以你們達成了什麼成果？」

「這個在後面的簡報有！」接著老闆又說：「那你現在可以先講嗎？」

於是，我把後面的投影片調出來，先把他要的東西講完。老闆聽完，叫我接著說下去，但剛剛的緊張跟反應都還在，因此報告得超級卡，也覺得自己表現不太好……

簡報5分鐘就被老闆打斷，該怎麼辦？

「怎麼樣可以讓自己的簡報不要被打斷？」這是很多工作者好奇的問題，尤其聽眾是主管或客戶的時候。

此時可以先思考：簡報被打斷會發生什麼事？

以開頭情境為例，我發現： 

1.    老闆想要的跟我要的不同

2.    被打斷導致後續非常緊張

3.    當下的問題無法有效回應

釐清害怕被打斷的原因之後，再從這些情況找出可能的解法： 

1.    開場先說明今天要分享哪些事

在開頭的場景中，我覺得上週做了很多新的事情，是很有創造力的。但站在老闆的立場來說，可能想聽具體的成效，希望快速知道要不要持續執行，因此會想打斷我們。

換言之，如果要避免被打斷，只要在開頭就先說今天要分享的內容（agenda）。如此一來，即使老闆依舊想先聽後面的簡報，也不是在你講到一半的時候打岔，而是直接點出報告中他最感興趣的是哪一點，自己的底氣會多很多。

2.    儘量從對方關心的點開始說

如果是面對高層，也許他們最關心的是業績跟成效，直接用這個破題就好。

但如果是客戶，對方只在意自己的問題能不能被解決，所以要從他們關心的議題開始敘述。我的建議是，不要直接說對方有什麼問題，可以說：「某某新聞您有看到嗎？不知道你們有沒有遇到相同的狀況。」

3.    先思考問題，並設定回應的時間

(責任編輯 / 杜韋樺)