張忘形專欄｜老闆為何總愛說「請你講重點」？好的簡報都有２公式

我有一次遇到一位廠區的小主管要對老闆報告這週發生的事情。依照簡報習慣，他會一一講解20台機器的狀況，平均每台花2分鐘左右，簡報總共要40分鐘。

看得出來他非常認真，但老闆卻不埋單，結束後還問他：「你的重點是什麼？」

他向我訴苦，每一個都是重點啊！明明很認真地列舉了每一個機器這週做的事情，還做了許多圖表，為什麼老闆看不懂呢？

後來我就跟他說，你下次試試看不要每個都報告，先界定出一個正常值，然後在簡報的時候，只要講有異常狀況的機台就好。

例如說產量特別高的，或是有損壞的，又或是有其他可能性，其他只要一句話概括，機器一切正常。

他當下不太能接受，覺得內容會變很少，本來可能要講20台機器，現在可能只需要說3台。他有點擔心。

我就跟他確認：你平常有沒有因為講太少被罵？對方仔細回想，好像都只有講太多被罵，所以最終還是採納了我的建議。

沒想到當天報告完畢，老闆稱讚了他，還向其他同仁說：「以後能不能就這樣報告，只要講重點就可以了。我們才會有效率啊！」

老闆想知道的簡報重點：異常、結果和行動計畫

所以，到底什麼是重點呢？我經過了很多思考，其實大概就是以下3件事。

1. 有什麼特別的嗎？

2. 得到的結果如何？

3. 下一步要怎麼做？

首先，如果工作和任務的成果很一致，我們就可以把它當成已知資訊，就像文章開頭那位同學的案例，沒有特別的事件，就不需要每台都拿出來說。

接著，是先從結果開始說，我建議的語法是：正常概述 ＋ 異常狀況 ＋ 報告。

舉例來說，廠區有20台機器，上週有17台的狀況正常，與平常無異，但3號、11號、17號機台發生異常。下面我們先針對3號機台來做報告。

這樣可以很快地做出總結，幫主管快速地掌握現況，並且聽進我們真正要說的內容。

畫龍點睛的簡報關鍵，在總結時提出行動計畫

最後也是最重要的，就是行動方案。在簡報的過程中，除了說明異常狀況，也請記得講解做了那些處置、進度如何。我很推薦可以用一個說法：做法 ＋ 效益 ＋ 改善。

(責任編輯 / 杜韋樺)