專案管理是什麼？不是 PM 也該掌握的５步驟

What：這份專案要解決什麼問題？專案的內容是什麼？限制是什麼？目標是什麼？
Why：為什麼要進行這項專案？組織（或個人）可以獲得什麼益處？
Who：參與專案的成員有哪些？重要關係人有哪些？負責人是誰？贊助者是誰？
How：專案採行的方法是什麼？如何測量成果的品質？
When：在每個時間點前，應完成哪些任務？何時會結案？

專案管理階段３：設計與設定成果

根據前兩個階段的企劃案、商業需求以及專案起跑規劃書，設定理想的專案成果。

在這個階段中，你必須設想所有可能發生的問題，然後在問題出現之前就先行解決。一般來說，在這個階段解決問題的成本與難度，會比往後幾個階段解決問題的成本與難度要來得低。

專案管理階段４：開發與測試

第1～3階段，通常會耗費專案經理最多心力，但那是值得的。準備得愈周詳，設計得愈完善，執行起來就愈有效率。

當萬事俱備後，專案成員在第4階段，就要開始發展具體的專案內容─可能是撰寫軟體、著手調查，或是一套商務流程。

照著前頭規畫的步驟進行，有了初步成果後，你還需要進行測試，才能確保成果的品質。

專案管理階段５：順利結案，檢視成效

結案是最令人興奮的一刻，但是，別高興得太早，「完成專案」跟「結束專案管理流程」並非同一件事，專案完成並不能保證組織可以從專案成果中獲利。

在第2階段的「專案起跑規劃書」中，你列出了很多專案的好處。到了第5階段，專案已近尾聲，你就必須仔細檢視，當初列的那些好處，是否都已透過專案的執行顯現出來。

例如，如果這個專案的好處之一是省下某個百分比的作業成本，現在看出來了嗎？或者，專案實施後，每位同仁都可以在7點前下班，結果真是如此嗎？

換句話說，你帶領專案小組，花了一整年時間開發出一套系統後，並不是照著執行就算數了，你還要評估這套系統是否有解決原本期待它解決的問題。還有，專案管理所衍生的智慧，是否可以傳承下去。你在這個階段要完成的任務是：

(責任編輯 / 王穎皓)