作為中階主管，為何我絕不開週會？有效會議的７大原則

作為中階主管，我約同事會議前，會先建構3個「使用說明書」，建立好原則，才能確保進行有效的會議：

1. 團隊產出必須有一定水平

2. 團隊關係必須要互信互重

3. 團隊溝通必須頻繁多講話

現在公司表定工時是：08:30-12:15 / 13:30-17:00，若不是天塌下來或火燒屁股的事情，我約同事會議的7大原則是：

1. 早上9:30後才開始約會議

我不吃早餐5年了，但同事需要填飽肚子，到辦公室Settle Down一下，把早餐解決、沖杯咖啡，並不過份。

心穩定了、肚子飽了，再開始談事情，不遲。

2. 中午休息到13:30，14:00 後再開始約會議

午休之後，大家都需要醒腦。腦醒了、心平衡了，再開始談事情，才有效率。

3. 下午最後一場約會議的時間是16:00，約束自己在17:00前結束

雖然大家都不會這麼早下班，一般都是18、19點之類。

但讓自己跟同事在結束一天的工作前，有60-90 分鐘的「彈性時間」來復盤、清掃Email及趕報告死線，而不是陷溺在會議中，提心吊膽著自己還沒做完的PPT，還蠻重要的。

4. 週一早上原則上不約會議

渡過了野性或耍廢的週末，不免需要較大的力氣才能開機，或者有更多上週的「負債」要追趕。禮拜一中午前，除舊佈新，告段落；禮拜一中午後，新的一週，超展開。

5. 不開週會，或流於形式的「例行會議」

一但變「例行」，往往會變成「必要之惡」，上台容易下台難，啟動後就不好取消，週週見，卻不一定能談出事情。有需要，再開會；沒需要，放自由。

6. 約會議以15分鐘為單位，而非30分鐘

例如10:00-10:45或15:45-16:30。所有職場工作者最寶貴，也最齊頭式平等的，就是「時間」。約會議約1個甚至2個小時，一來奢侈，二來鬆散，越緊湊越好。以「15分鐘」為單位的會議，效果不錯。

7. 1-on-1會議一定要做，頻率為每1.5個月一次

太密集會太尬聊，拉太久會搔不到癢處（如：會來不及蒐集負面資訊或觀感等）。之前有朋友問我：「1-on-1真的有必要？我I人，部屬I人，好尷尬，最怕空氣突然安靜......」。

「尷尬也是一個溝通的現場，有講話比沒講話好。不要平常沒對焦，等到狀況失控、或者離心離德，真的就來不及了。重點不是要不要做1-on-1，重點是做了這件事的「WHY」跟「Benefits」。」我回答。

如果是老闆要開會，就是老闆說了算，我們做部屬的全力配合，這是基本素養，幾點就幾點，沒得「含扣」；如果是跨部門會議，也是依據各個Stakeholder 協調後的時段，幾點就幾點。

(責任編輯 / 吳彥君)