時間管理 Time Management

時間管理是什麼？

時間管理（time management）的關鍵在於，認清「做得多不代表就是有效率」，因為每個人一天都只有24小時，所以時間其實是無法管理的，只能透過重新思考生產力與資源分配，為手上任務安排優先順序，先投入心力完成最重要的事，時間才可能被充分利用。

《最有生產力的一年》作者克里斯．貝利（Chris Bailey）建議，可以用以下三方法，釐清對自己影響最大的任務或計畫：

1. 列出所有覺得自己應該做的事項清單：把所有必須做的工作全部寫在一張紙或一份文件上。

2. 要求自己選一項最有影響力的工作：仔細檢視這些事，然後問自己，如果一天只能做這其中一項工作，哪一項能讓你在花費一樣時間的前提下，創造最大成就？

3. 再問一次，選出第二、第三大影響的任務：選出最重要的那一項之後，再問自己一次，如果在花費時間相同的狀況下，什麼是第二大和第三大最能為你創造成績的工作？

這邊要注意，能夠做出明顯可見成果的，不見得是最有影響力、最有價值的工作。這個練習的目的，就是要讓人退一步思考，再重新聚焦在最重要的任務。

很多事其實對生產力沒有實質幫助，像是參加冗長的會議、回覆不重要的電子郵件、查看大型群組的海量訊息，這類活動可以透過以下四種方式來捨棄：

1. 為每天必做的事設定固定時間：只在規定的時間，例如每天早中晚，各自最多只花20分鐘處理電子郵件，當時間限制出現，自然會優先處理一定得回覆的訊息。

2. 對於不重要的事說不：對於自己貢獻有限、卻占用大量時間的工作說不。工作會議有時難以避免，但可以透過設定每週會議時間上限的方式，讓自己不至於被淹沒。社交活動也一樣，沒辦法加值人際關係或為心靈帶來充實感的活動，就勇敢的說「另有安排」吧！

3. 委託他人：有些事情未必要事必躬親，把事情委託給其他人，能為自己省下更多時間。如果是主管，很多事情未必要親力親為，適時交給下屬處理，也是讓部屬學習成長的契機。

4. 外包不重要的工作：如果是不得不做，但是低回報的工作，不妨雇人處理。一個可以試做的練習是，算一下自己的時薪有多少，並問自己願意花多少錢買回一小時的人生。如果預算允許，就大方花錢請人幫忙，專注能創造更多價值的事情上。