遠距會議，避免雞同鴨講！

主講︱洪偉淦（趨勢科技台灣區總經理）

台灣科技大學機械研究所畢業，曾任職3M公司市場發展主任、趨勢科技台灣區業務協理、企業客戶部副總經理。

遠距會議和一般會議最大的不同，在於它不是面對面溝通。在此情況下，很多意思的表達和溝通，一定不像面對面那麼容易，如果沒有做好事前準備，很容易達不到會議該有的效益。一言以蔽之，開遠距會議最重要的事，就是一定要有充分的事前準備，才能讓會議開得有效率。事前要做足準備功夫

開會前，前置作業很重要，大致為以下兩點：

第1，時間的安排。通常視訊會議牽涉到國外同仁，有時區的差異。因此在安排會議時，應該考慮是否影響與會者的作息時間。比方說台灣的上班時間，可能是其他國家的半夜2、3點，這就不是很好的開會時間點。另外，也要再三確認每個人的時間是否能配合，避免會議的重要人物沒有到場。

第2，準備講述大綱。主持人在開會前，得先讓大家手上有會議的內容綱要，而且要很詳盡。通常面對面會議，在PowerPoint頁面上寫個簡單的2、3行即可，但遠距會議就不能用這種方式。頁面上的資料要夠清楚，即便與會者某個段落沒聽到，還是可以看內容而了解你在講什麼，這時「說話」變成只是解說、是一種輔助。再者，PowerPoint大綱上要註明頁碼，並適時告訴與會者你講到第幾頁。注意會議禮儀

會議一開始，主持人要先問候每個人，並確認有誰參與，接下來敘述會議的主題、目的，並清楚地講述會議的議程。另外，偶爾停頓下來，詢問大家是否在聽、是否有問題，是很重要的。開視訊會議時，周遭的環境要淨空，很多人在家中開會，要注意小孩子可能從後面跑過，還有穿著也要有基本禮貌。如果是電話會議，也要排除背景雜音，最好在主講人講述的同時，按下電話靜音鍵，避免你周遭的聲音干擾到他。