遠距會議，避免雞同鴨講！

視訊會議常碰到的狀況是，大家同時講話，場面因此會很混亂，所以參加會議的人，在提問時要有耐心地等別人先講完，再接下去講。再者，要發問時，一定要把對方的名字先講出來，例如「某某某，你覺得怎麼樣？」不然其他人可能不知道是誰在對話。比較麻煩的是電話會議，因為你不知道其他人有沒有在聽，若想要確認，可以說：「接下來要講某部份，待會可能會徵詢一下各位的意見，」這樣能藉此提醒大家該注意聽，也比較禮貌。別超過1小時

遠距會議最好不要超過1小時，因為需要專心聽，但透過遠端傳來的聲音品質不一定好，很容易令人疲勞，太冗長也很容易讓人精神渙散。因此，報告盡可能在20?30分鐘內結束，也要避免太漫長的討論而浪費時間，這就是為什麼視訊會議的大綱要做的很詳盡，可以壓縮會議時間到最短，只要討論重點就好。

如果會議真的需要透過彼此大量討論，我建議公司不該省下通勤成本，而該讓員工聚在一起討論，才能有效率地開會。視訊會議適合討論特定主題，或是例行性會議，不需要牽涉到太多人或佔用太長時間。重點是，它不應該是個「討論式」的會議，不然會產生兩種情況，一是大家亂哄哄，二是沒有人發言，你也不知道怎麼進行下去。

總的說來，一開始的事前準備工作一定要做充分。如果沒有，會議就會淪為討論而沒有效率。一群人利用視訊漫無目的討論，與一般面對面會議的討論效果相差非常多。所以議程的設定、主持人如何控制節奏，都會成為遠距會議是否有效率的關鍵。