多做一步，少一點時間浪費

Ｑ：你個人在進行時間管理時，通常有哪些原則？

A：我覺得時間管理最重要的就是規劃。每天睡覺前我會把第2天要做的事情寫下來，大概不要半小時就可以做完。

一早到公司，我會再看一次前一天晚上列出的工作清單，看是否有需要調整的地方。另外我會在星期天晚上規畫好一星期要完成的重要工作。

但最重要的是務實執行，這樣才有意義，所以每天的工作表執行率大約有9成。但你不會常常一進公司就有接不完的電話、開不完的會，等到快下班才有時間處理重要的事情？

A：我想這很難避免。像我們當會計師的，也常常遇到客戶打電話詢問，一說就1、2個小時。

你必須有技巧地結束談話。例如有些客戶他可能其實沒有想清楚，邊問邊想，你可以很有禮貌地告訴他，是不是再給他一些時間，等他有比較清楚的想法之後再碰面。

或者，如果客戶的問題我無法提供回答，我也會很直接告訴他，需要一點時間去研究或查證，晚一點你再來電，然後掛上電話，不要繼續耗在那裡。

另外我覺得要善用留言，如果聯絡不到人，我一定會留言。對方先聽到留言，就知道你來電的目的，可以事先有所準備，當你再找機會打給對方時，就可以減少說明來意的時間，立即切入正題。時間管理有一個重要因素就是做事要有方法。所以你是一個工作習慣很好的人？

A：我是認為，不要因為忙，而變得「茫」。有時候因為太忙，就會直覺反應，沒想到有其他更好的方法。這跟工作經驗很有關係，另外就是你有沒有用心去學習。

我的工作有一大部份是要審核會計師寫的報告。每次看完報告，如果覺得要修改的地方，我就會用標籤貼起來，而且依據問題大小，用不同顏色的標籤，如果是小問題，就用綠色，如果是很嚴重的就用紅色。

我可以依據紅色標籤的多寡，這樣一方面和會計師討論時可以立即翻到有問題的地方，另一方面可以根據不同顏色標籤的數量，判斷這份報告需要花多久時間和會計師討論，更精準地排定工作行程。

其實你只要多做一步，就可以省下後續的時間浪費。你都如何利用零碎的時間？