部屬懷孕了，主管該如何調整工作？

潘昭良　台灣保麗公司（L’OR�L Taiwan）財務部總經理

「我還是把懷孕的部屬當成一般員工，不去凸顯懷孕的事情。但是在一知道懷孕的消息後，就開始分配未來產假的工作，讓大家在心理與工作上都有準備，才不會造成混亂。」

部屬提出產假申請後，主管應該如何安排工作，才能確保團隊運作順暢、不受影響？

雖然產假長達兩個月，但是其實有很充分的時間可以做團隊心理與工作分配的準備，因為懷孕時間長達9個月後才會請假，不是兩天或一個星期之後就要請長假。

在安排工作上，我一知道員工懷孕，就會先與她一起檢視她所有的工作內容，並把工作分成兩大類，一類是絕對不可以或缺的，就是在兩個月中如果沒有人做這工作，會影響整體運作；另一類就是可以等兩個月假期結束再繼續的工作。這樣的分類可以先把處理的困難縮小，只要再將不可或缺的工作分配給其他同事就好。

在分配工作時，應該考量那些因素？如何避免讓其他部屬覺得不公平？

主管大概知道每個部屬的工作內容、工作量，也知道每樣工作所需要的時間。在我與部屬溝通工作分配之前，其實我已經差不多決定好了。

如果請產假的不是直屬部屬，我會先與她的主管討論，請主管用能力而不是用時間來建議工作的分配，因為產假是兩個月，應該不用考慮工作淡、旺季節因素。我會請主管先提出一位在能力上最適合的人與一位次佳人選，然後再考量最佳人選最近是否在進行特別專案或是工作量特別大，如果沒有這些情況，再與他溝通分擔工作。

我規劃人力有個重要原則，就是儘可能不要讓某件工作只有某個人知道怎麼做，即使是非常複雜的工作，也儘可能安排讓另一位同事瞭解，也許不是由他來負責做。這就像不要把所有雞蛋放在一個籃子裡的道理，如果有工作是只有一個人會做，我碰到請假時的解決方法就很少。

外商企業員工的工作量都蠻緊的，如果把請產假的員工不可或缺的工作完全移轉到其他人身上，一定會出現工作過重的情況。所以，我會將非常技術性、例行性的、不需要瞭解事業內容的工作外包或是請臨時聘雇來做。