工作再多也不怕
圖片來源：黃明堂
Voice Mail─用語音傳急事，用郵件傳檔案
焦點企業（InFocus Corp）行銷與策略副總裁凱登思•皮特森（Candance Petersen）必須與散佈在挪威、新加坡、奧勒岡等三、四個時區的員工密切聯繫，她選擇更簡單的溝通方式──語音信箱。
溝通很重要，通訊品質穩定同樣重要。尤其是在發展中的國家，靠撥接連上網路，下載速度超慢，還不如傳統的電話好用些。「雖然電子郵件很方便，但是我的員工到處洽公，可能到了中國大陸，很難隨處用筆記型電腦，怎麼聯繫他們？」皮特森問，「所以語音郵件更方便，尤其是緊急的時候。」
分別輕重緩急是皮特森選擇科技的標準。急迫的事情就以語音郵件溝通，「我們在全球各地使用相同的語音郵件系統，每個人都有一個信箱，不論人在那裡，語音郵件讓我們保持聯繫。」時間不那麼急迫的事情，她就使用電子郵件，而且在使用語音郵件聯繫後，用電子郵件補送文件、最新方案。「我規定每個人每天至少要查一次語音信箱，」皮特森說。
而要讓不同的工具發揮溝通的效果，還要有方法。在使用電子郵件上，皮特森的團隊常常使用轉寄郵件和群組名單。「如果有人做一個報告，他們常常使用『回覆給所有人』這個功能，所以每個人都會知道最新的進展，」她說，「我則利用這個功能有效溝通本週所面臨挑戰、新方案的構想，而且規定大家要在24小時內回覆。」
在運用語音郵件上，皮特森則要求清楚的格式：留言人一開始就要說明姓名、電話、這封信的主旨，而且要留下電話號碼兩次，如果有人聽電話時漏掉第一次，他們不用重聽整個內容。而且，皮特森團隊每個月還會開兩次的全球同步電話會議，彌補大家被大量語音留言淹沒、留言中些微的時差造成的困擾。「我們試著找出對每個地區的最好時間，」她指出同步會議的難處，她不以美國的員工為主，而是讓各地人員都會輪到半夜的電話，以實際行動展現一視同仁。
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