工作再多也不怕

即時訊息當然不是新玩意，矽谷的新創企業使用美國線上和雅虎即時簡訊已經很多年了。但是大型企業是直到最近才跳入使用，主要的原因是，即時訊息多了新功能。「Sametime讓我可以開即時的線上會議，」雅特曼舉例，「它可以立即同時把許多人都納進談話室，只要他們在線上。」而且，Sametime還可以把圖表、聲音、影像都送進談話室，「我還可以說：讓我用個圖向你說明，」雅特曼繼續舉出即時訊息的優點。而且，即時訊息甚至可以當作會議記錄。

不過，即時訊息也有缺點，就是彼此的交談很容易失去控制，變成無法完成正事。「如果我真的在趕東西，我就躲起來，」雅特曼指出，即時訊息系統有一項功能，讓使用者像離線一樣，不會被大家找到。不過，要是所有人都躲起來，即時訊息就沒用了。要避免即時訊息失控或失聯，雅特曼有個簡單建議。「在談話的開頭，不妨先問『你現在有空嗎？』」雅特曼指出，「徵得對方的同意，可以讓彼此的溝通更有效率，也是讓對方知道我尊重他時間。」

對雅特曼的團隊來說，即時訊息好用得很，沒有必要回頭再用電子郵件。「我在傍晚煮晚餐時也開著電腦，即時訊息隨時傳入，」雅特曼說，「我可以一邊做其他的事情，一邊回答問題、回覆要求。這真的讓我更容易完成工作。」

助手與幽默──永不過時的最佳效率工具

昇陽公司（Sun Microsystems）全球執行副總裁瑪利莎•皮特森（Marissa Peterson）可能是世界上最有效率的人。她必須非常的有效率。皮特森不僅負責讓昇陽的供應鍊轉型，一年可以省下數千萬美元，她也積極參與昇陽女性主管導師計畫。在企業之外，她還同時參與密西根州凱特林大學（Kattering University）和線上車商Covisint的董事會。而且，皮特森每天5點半還要回家為丈夫和兩個小孩煮晚餐，更令人印象深刻的是，皮特森親自處理250到300封電子郵件。

她到底是怎麼做到的？「很簡單，」皮特森分享她的高效率祕密，「我計畫每一件事。我讓每一個人動手分擔工作。」她是講真的。最近皮特森的電腦當了，毀了她對一場演講的所有準備。皮特森可沒有一個人埋頭苦幹到深夜，一切重新開始，她是讓全家一起加入復原工作。她一面大聲練習演講，先生則同時把內容打進電腦裡做成投影片，10歲的女兒負責列印，6歲的女兒負責整理排好一張張列印出來投影片。演講如期順利進行。