如何開動腦會議?
案主與引導人可能是同一個人,但是我並不建議案主身兼引導人的角色。任何限制點子產出的因素,都是動腦會議的禁忌。越瞭解狀況、越高層的人,最好不要涉入動腦會議。
案主與高層清楚問題的狀況與公司的資源,也總是準備下決策。但是之所以請大家來動腦,表示案主自己做不到,所以開動腦會議時,案主或高層要坐在後面,不能發言。否則他們在一旁批評「你們這些不切實際的人」、「我早就試過了」、「這我都知道」,將使參與者沮喪,影響貢獻點子的意願。
用怪問題熱身,解除心防
動腦會議有其紀律,引導人就是把持遊戲規則的人;否則當大家的思緒天馬行空的同時,場面也將失去控制。
因此動腦會議50%以上的成果,決定於引導人,以及引導人所設計的動腦方法夠不夠好。
引導人這個角色,應有擅於激勵人心、親和力強、頭腦清楚等特質;但是光有特質,卻不懂方法,成效只有一半。具備這些特質的員工還要加以嚴格的訓練,才能深諳掌握動腦會議的流程與技巧。
基本上,引導人要有能力控制場面,自己心裡有想法也不能說、確保點子都被記錄下來、克制案主發言、阻止大家質疑其他人的點子,否則動腦會議將與一般會議無異。
首先,當引導人知道案主的目的之後,就要著手設計流程,準備很多刺激大家動腦的方法。
既然要釋放右腦,會議開始的熱身非常重要;引導人不要立即切入正題,應先設計一些讓會議「破冰」的方法。例如讓參與者想像,「走進2020年時的7-11時,你會看到什麼?」、「10年以後,你會變成怎樣?」、「你最想做什麼水果?別人食用你的時候會有什麼感覺?」
當引導人將場景拉到一個非常遙遠、不真實的、比較不容易被判斷的情境時,能令參與者開始充滿想像,覺得有趣、放鬆,解除心防。
5大守則讓點子越多越好
動腦會議的第一階段是點子的產出,大家將所有想得到的點子丟出來,先別討論、也別急著否決或歸類,更別去想任何可行性的問題。
在奧美,開動腦會議的經驗讓我們歸類出動腦會議的5大守則。
第一,點子愈多愈好,必須先有了「量(quantity)」,再求「質(quality)」。