如何寫一封堅定又不得罪人的「拒絕信」？

讀完這篇文章，你可以學到什麼：

1. 拒絕是個職場上必須面對的難題，但明確給對方一個NO，對大家都好。
2. 婉拒信有四大原則，「謝謝」、「訊息」、「原因」、「期許」。
3. 拒絕信為何重要？因為含混其詞或虛假期待，更為傷人。

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多數情況下，職場上的拒絕，並不容易。例如：你可能需要告訴滿懷期待的部屬，「抱歉，這次升遷沒你的份」；或是寫信通知面試者，「不好意思，本公司已經找到其他人了」。

發拒絕信有其必要性，因為吃力不討好，所以不少工作者會拖拖拉拉，最後就彷彿沒這回事一樣。但職場專家說，假裝若無其事，反而會失去最重要的溝通時機。

根據研究，條理分明的拒絕信能夠讓對方知道不足之處，如果真的有心，過一段時間，對方可能就會帶著新練好的本事回來找你。

歐洲管理與技術學院（ESMT）的學者達蘭德（Linus Dahlande）與歐洲工商管理學院（INSEAD）的學者比松卡（Henning Piezunka）就發現，直接了當的「不行」，比拖拖拉拉的「可能可以」，強上百倍。

《哈佛商業評論》指出，作為主管，學習逼自己寫一封直接了當的拒絕信，有助於深思自己想要的是什麼、以及對公司最好的是甚麼。

以《哈佛商業評論》前資深編輯卡麥可 （Sarah Green Carmichael）的選文標準來說，她不要的文章有4類：內容太空泛；與既存文章雷同；太多專業術語；論點缺乏足夠佐證。踩雷的文章，就會收到她不予刊登的拒絕信。

進入實際寫信，該怎麼寫才好？不論短版或長版，拒絕信都有4個重點：謝謝、訊息、原因、期許。這樣的結構，能禮貌婉拒又不得罪人。

以求職來說：

謝謝：感謝你的耐心等候。

訊息：我們沒辦法錄用你。

原因：因為我們有了更好的人選。

期許：希望你能找到更適合的公司。

如果要讓自己感覺不那麼冰冷，稍微客氣一點的短信可以寫成：

某某，你好

謝謝你來應徵職缺，並對本次面試做了充分準備。由於經過評估，你的專長與職缺所需仍存在落差，最終決定不予錄取。這次應徵者數眾多，幾經考量，我們已另擇適合人選。在此，也祝福你能找到適合的工作。

○○上

專家建議，文末不要再多說客套、安慰的話，直接結尾、署名，才能避免誤會。

(責任編輯 / 廖婉書)