專案管理 ５階段：專業 PM 都該懂

專案管理是什麼？跟我有關係嗎？

是的，專案管理，跟每個人都有關係。

名義上，你掛的也許不是「專案經理」的頭銜；但實質上，你可能已參與過各種大大小小的專案，甚至也領導過好幾次專案。

對經理人來說，專案管理幾乎已成為工作中一項不定期會出現的任務。什麼時候會出現這些任務？當組織需要創造新事物，或是舊事物需要重新改造時，就是專案最常出現的時機。因此，你可能某一天會突然被指派為公司架設一個新網站、為工廠安裝一套新機器，或是到另一個城市成立分公司。

這些不屬於你日常工作內容的任務，都可視為專案。《專案管理聖經》的作者詹姆斯‧路易斯（JamesP.Lewis）說明，一項專案包含了下列幾項特質：

• 明確的起點和終點（有時間限制）
• 預算（有成本控制）
• 清楚規範的工作範疇
• 特定的成果

而專案管理就是指：為了達成目標，所進行的計劃、排程以及控制的種種活動。

專案管理 鐵三角：預算、時間與範疇

專案的內容包羅萬象，規模大小不一。煮一頓飯是個專案，完成一場婚禮是個專案，蓋一棟摩天大樓，也是一項專案。

不管專案內容為何，對負責人來說，他的挑戰就是要在既定的時間與預算內，完成專案。就如大前研一在《再起動》一書中所言：專案一啟動，計費器就開始跳表。因此，「能在預定期限內，以預定品質完成專案的人，就是能夠勝任『專案經理』職務的人，有極高的價值。」

一般來說，專案管理界習慣以「鐵三角」的架構來理解專案管理這件事。

這個三角形的每一端，各代表著專案管理的限制（分別是預算、時間與範疇），三者息息相關，牽一髮而動全身。隨便哪一端有了變化，都會對專案的品質造成正面或負面的影響。

有些專家認為，速度、成本與品質，三者只能選其二，亦即：

• 如果你要專案做得又快又便宜，品質就不可能太好。
• 如果你要專案做得又好又便宜，那速度就不會太快。
• 如果你要專案做得又快又好，那價錢肯定不便宜。

當然，也有人不同意這樣的說法。事實上，經理人很有機會將專案做得又快又好又便宜，關鍵就是：仔細評估、規畫專案管理的各個階段（主要分為5個階段），並且將9大知識領域的技巧融入每個階段中（如上表）。