專案管理 ５階段：專業 PM 都該懂

專案管理階段目標設定

根據專業管理網站Mindtools的建議，經理人可以將專案依行動發生的時間點，切割為循序漸進的5個階段。一個階段任務完成後，再進到下一個階段，讓整個專案管理條理分明，並確保每個階段的成果與目標相吻合。

專案管理階段１：確認專案成立，提出企劃案

在這個階段中，你必須確認專案的商業需求，並提出你預計採用的方法。

例如，你打算針對某項商品，對20～30歲的年輕人進行市調，那麼，你必須確認調查目標、調查方法、範圍、開始與結束時間，以及關係人等（如供應商、顧客、贊助單位等）。

這個階段要完成的任務是：提出可行且被核可的企劃案，說服高層你可以在計劃的時間與預算內完成，然後確認專案成立。

專案管理階段２：清點資源，準備起跑

你必須在這個階段成立專案小組，啟動專案。

這個階段要完成的任務是：

• 尋找並徵求適任的成員。
• 與專案成員討論後續各個階段的詳細做法與計劃，製作工作切割表，列出所有工作細項。
• 確認每位成員了解自己應該負責的每項工作。
• 確認關鍵資源已經到位（例如調查要用的電腦、名單、工讀生、召開小組會議的會議室等）。
• 製作專案起跑規劃書（ProjectInitiationDocument）。這份規劃書是你跟專案成員溝通的工具，也是專案的指南，它可合理化這項專案，並清楚列出專案內容。

在專案管理規劃書中，你必須回答下列5種問題：

What：這份專案要解決什麼問題？專案的內容是什麼？限制是什麼？目標是什麼？

Why：為什麼要進行這項專案？組織（或個人）可以獲得什麼益處？

Who：參與專案的成員有哪些？重要關係人有哪些？負責人是誰？贊助者是誰？

How：專案採行的方法是什麼？如何測量成果的品質？

When：在每個時間點前，應完成哪些任務？何時會結案？

專案管理階段３：設計與設定成果

根據前兩個階段的企劃案、商業需求以及專案起跑規劃書，設定理想的專案成果。

在這個階段中，你必須設想所有可能發生的問題，然後在問題出現之前就先行解決。一般來說，在這個階段解決問題的成本與難度，會比往後幾個階段解決問題的成本與難度要來得低。