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開會是組織裡頭最基本、必要的活動,但有經驗的人都知道,多數的會議不會照著劇本走,總是有許多突發狀況讓人頭痛。第一次主持會議的新手主管,該如何從容解決各種棘手的問題?
「總愛打斷別人說話」10個開會狀況題,你也遇過嗎?

如果會議裡有很多無趣的細節要討論,那麼最好可以穿插一些小故事。或者,在每個議題一開始,先秀幾張與主題相關的連環漫畫;有趣的名人語錄也很有用。這些資訊都可以在網路上找到。

沒有人受得了冗長的會議,專家建議,一場會議最長不要超過兩小時,每50分鐘,一定要休息一次。

狀況9:面對整場會議始終保持沉默的同事,我該怎麼辦?

你可以:直接請問他的意見。有些人會因為緊張或是敵意而保持沉默,你可以主動讓他們有說話的機會。

另外,你要創造一個免於批評、指責的環境。如果人們覺得提出意見會引來負面反應,他們就會選擇噤聲。

還有,儘可能讓最資深的同事最後一個發言。一旦資深的同事針對某個主題發表了意見,資淺者可能就不敢再多說什麼了。

狀況10:終於,會開完了,有同事迅速起身,拍拍屁股走人,一副事不關己的模樣,我該怎麼辦?

你可以:將會議紀錄寄給每位與會者,上頭清楚記載會議裡達成的各項結論,以及後續的行動方案。

記住,這份會議紀錄一定要涵蓋各項行動方案的內容,負責人(或小組)以及方案達成的時間,提醒每個人負起他的責任。

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