終結冗長會議

主講：李國華（保誠人壽資深副總經理）

為什麼要終結冗長的會議？最重要的理由是節省成本。

我曾估計過，若有8個人一起開2個小時的會，以薪資比例來計算，開會的成本費用是5千到1萬元。所以，開會時間愈短愈好。

把「打斷」變成「互動」

開會時，若有人發言時間過長，主席如果不好意思直接制止該名與會者，可以鼓勵其他人，以該名與會者的觀點為出發點，發表自己的意見，來打斷冗長的發言。

由於其他人是針對該名與會者的觀點而回應，就能讓他覺得有受重視、自己言之有物的感覺，被打斷的不快感就會降低。

或者主席可以在打斷該名與會者的話之後，有技巧地說「你的意見很有意思，我想做個回應……」，如此一來，對方感覺就不會太差。

以台灣的開會文化來說，在部門主管會議中，與會者發言會較踴躍。其他層級的會議則不然，比如說有副總在，科長的發言就會很少。

若與會者層級差距比較大，層級最高的人很容易就主導整個會議，這時高階主管自己要拿捏好議程的進度和時間。

當主管在會議中因為發表個人理念，而一發不可收拾時，其他與會者唯一可行的辦法，是想辦法抓一個可以插話的點，針對主管的理念提出追問或看法，或者加以條列化、總結。

比如說「剛才副總提到幾點非常重要，例如……，所以……」，有技巧地把「打斷」變成「互動」。不然，開會就等於是主管的獨角戲。

業績會議，罵人罵不停

另一種常見的狀況是，開會時每個部門主管報告業務狀況，業務狀況不好時，最高主管可能就會生氣罵人，而導致開會時間過長。

像保誠就沒有這種集體報告的開會形式，反而是總經理要向各部門主管，報告經營計畫。因為部門的業務狀況，靠平常的周報表、月報表就可以呈現。如果需要罵人，也應該是一對一、關在房間裡面罵，並不需要靠開周會、月會來處理。

當會議因為討論沒有共識，而無法在預定時間內結束時，最有效率的方式是由與會者投票表決，或者由主席來裁決。

為什麼沒有共識？

會議無法有共識的原因可能如下：

第一、每個與會者堅持本位主義，只贊成對自己有利的意見。