把臉書變成管理好工具
圖片來源：王竹君
綜合《開放式管理》、《打造維基型組織：集體協作的威力》、《現在，什麼才重要》等書的建議，主管至少要先完成以下4步驟，才能讓員工在社群網路上的交流，真正活絡並有意義：
先找到適合做為內部分享的平台，既能讓員工安心交流，也確保機密不會外洩。
這方面，你有許多選擇，例如開一個臉書上的封閉社團，邀請適合參與的員工加入，或是購買專為企業開發的社群平台軟體，依專案建立各自的對話小組。後者近年來愈發盛行，像精品品牌Burberry，全球已有超過6,000名員工透過社群平台“Chatter”分享資訊，徹底改造了內部溝通的模式。
「如果沒人張羅，派對就辦不起來，」英國商業媒體公司UBM的資訊長麥克（David Michael）以這個譬喻生動指出，若希望員工在社群網路上「開派對」──熱情討論、激盪創意，那麼找到具有魅力的「主持人」或DJ，例如熟悉社群網路的年輕員工，用他們來主導訓練與運作，絕對是成功的箇中關鍵。
在臉書、維基百科等社群網路上最重要的特色，就是所有人都能對任何主題發表意見。企管大師哈默爾（Gary Hamel）在《現在，什麼才重要》一書中，把這個特徵稱為「貢獻重於資格」，他舉例：「你在YouTube張貼影片時，不會有人問你是否上過電影學校；你撰寫一個部落格，也不會有人關切你是否擁有新聞學位。」
因此，把社群網路帶進組織時，主管得特別留心，不要因為和傳統的管理實務格格不入，就抹煞這個重要特徵。最好的方法是，主管親自參與內部社群網路的運作，邀集部屬對線上主題發表看法，而且切記：不要馬上針對發言者的身分和內容「打槍」，這裡是暢所欲言的綠燈通行區。
以UBM為例，除了使用社群平台“Jive”溝通外，還有一個內部「維基」（wiki，指允許使用者編輯文字的網站），專門記載過去公司發生過的問題與解決方法。為了鼓勵員工多多使用「維基」，UBM著手建立「維基達人榜」（Wiki Wins），只要有人使用內部的維基解決問題，姓名就會被刊登在榜上。此外，在社群網路上操作競賽並提供獎金，也不失為激勵的好方法。