想要輕鬆掌握工作進度？你需要這「３把鑰匙」

★Shift→往前移動截止日期

人人都有惰性，愈是重要、愈造成心理負擔的事，往往會被拖延至最後一刻，才「不得不」進行。因此，不妨自行將截止日期往前移動3∼7天，強迫自己提前動手，也能預留緩衝時間，因應臨時狀況。

★Divide→將剩餘工作時間平均分割為數等份

計算出剩餘工作時間後，將它分割為數個等份。例如，距離自己設定的「提前截止日期」尚有20天，分割為4等分，每一等分是5天；因此，每隔5天，你就必須完成總工作量的四分之一。倘若進度不彰，務必要盡速追趕！

★Approach→接近截止日時，放手全力衝刺

截止日期代表的，是你與公司、老闆、廠商、客戶之間的承諾。截止日來臨前，彼此存在權利及義務關係；在那之後，若無法如期完成工作，不僅關係被消滅，雙方的信任感也將崩盤。因此，務必趕在截止日期前全力衝刺，甚至提早完成──任何時候，「提早交件」都會令人感到驚喜，也會愈滿意工作成果。

一般來說，截止日期的訂定多掌握在老闆或客戶手中，很難被隨意更動。因此，你更要學會安排進度，唯有務實、可行、鬆緊得宜，才能不疾不徐地完成任務。

第2把鑰匙：召開一場精準有效的專案會議

提起「開會」兩字，辦公室裡幾乎人人避之唯恐不及；對經常需要四處移動的業務來說，一場冗長、成效不彰的會議，更像一顆「卡」在行事曆中動彈不得的石頭，永遠只能無奈配合。

然而，無論你是身為大型專案的一份子，或者你自己本身就是專案召集人，開會確實仍是統整進度、交流意見的重要平台。該怎麼召開一場精簡、有效的會議，避免增加專案成員的額外負擔？呂宗昕建議，可從以下方向著手改造。

□縮減報告人數

小組負責人或重要幹部應上台例行報告，其餘成員採隔週報告制即可，只保留最精華的流程。若有特定同事的表達能力較差、較缺乏重點，可建議他事先多練習，避免耽誤大家時間。

□嚴守開始與結束時間

無法準時開始的會議，多半也無法準時結束。因此，會議召集人應在一開始就分配各項議程的討論時間，並明訂會議結束時間，讓大家先有心理準備。切記，要說到做到！