想要輕鬆掌握工作進度？你需要這「３把鑰匙」

□明確劃分討論範圍與議題

再也沒有比一場失焦的會議更令人昏昏欲睡的了。召開會議前，務必通知所有與會者本次的議程與提案，給大家事前構思的空間，丟出來的點子才能聚焦。不少人很著迷於天馬行空的腦力激盪（brainstorming），建議偶一為之即可；一旦出現頻率高到令成員疲乏，就與浪費時間無異。

□事先備妥書面資料或PPT

漫無重點式的報告，不僅成效不彰，還等同虛度與會者的工作時間。因此，無論書面報告或簡報用PPT，都應事先備妥，挑選重點說明即可。其他資料則可列入參考用附件，讓大家帶回去自行研究，有興趣者再私下交流。

當然，還有另一種情況──假使你不是這場專案會議的召集人，只是被通知開會的成員之一，無法主導流程與時間，又該怎麼辦？對此，著有《早上3小時完成一天工作》的日本insight learning公司董事長箱田忠昭建議，在一場會議中，除了必須專心聆聽發言者的重要陳述外，在意見交換、文件傳遞、設定播放工具等過程中，還藏有不少可善加利用的空檔。

你不一定要明目張膽地將個人工作帶進會議室內處理，但不妨藉著這個場合，規劃會議結束後的工作事項、擬好一封信件的腹稿，或索性「化主動為被動」，針對剛剛已有初步結論的議題，思考它與你的工作範圍有何關聯？自己要如何因應調整？一有問題，在會議中可以立即提出，不但能馬上獲得解決，還有機會因反應敏捷而讓主管刮目相看。

第3把鑰匙：控制個人進度之餘，也協助調整團隊的進度

最後這把鑰匙，關係到掌握專案進度的最後一哩路，也就是「別人的進度」。

事實上，隨著個人能力與資歷提升，一旦升上管理職，你經手的工作項目多半不只是個人專案，更有必須團隊合作、帶領成員共同前進的部門專案。此時，無論你個人的能力再強、進度再超前都沒有用，一一觀察成員們的工作情況，並予以適時協助，才是當務之急。