想要輕鬆掌握工作進度？你需要這「３把鑰匙」

對表現優異的業務來說，自律多半不是問題，但要插手協助「別人的進度」，可不是件容易的事。當然，也不是每個成員都需要幫忙，建議先分別觀察大家的工作情形，進度穩定的不予干涉、聽其自然發展；至於總是「吊車尾」、影響團隊專案進度的成員，可參考美國心理醫師珍‧博克（Jane B. Burka）與萊諾拉‧袁（Lenora M. Yuen）撰寫的《拖延心理學》。書中建議了5個循序漸進的應對方式：

1.講明限制、最後期限與後果：假使影響進度的情形一再發生，不妨將對方找來，一起討論這件事的嚴重性，並再次確認下一次分工的最後期限，以及沒有達成的後果。

2.幫助他「腳踏實地的思考」：多數時候，當事人都不是有意拖延，只是習慣設立不切實際的模糊目標，而非思考自己在有限的時間、精力下能完成甚麼。當他脫口而出「沒問題，這不會花我多少時間」時，不妨試著反問他：「你覺得這個專案還有哪些事情要做？」、「你這週還有多少空檔？」幫助他評估實際狀況。

3.協助他設立短期小目標與獎勵：不習慣將大目標分割成短期小目標的人，往往容易在執行過程中失去成就感。你可以試著帶領他設定短期任務，並在達成後，給予一點小獎勵。即便只是請他喝杯飲料，也能令他肯定自己目前的努力。

4.你真的生氣時，請直接告訴他：身為專案主導者，你難免會因為進度不如預期而感到失望和火大。比起間接的挖苦、嘲諷、冷落對方，你應該直接讓成員知道，他的哪些行為已對團隊造成影響。

5.對事不對人，讓所有成員知道他們其實比專案表現更重要：控管團隊進度的過程難免出現摩擦，務必適時告訴大家，你除了重視他們的工作能力，他們的個人特質也對團隊非常重要，諸如慷慨、幽默、好奇心、敏銳的觀察力等。

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儘管人人都有智慧型手機，但不少時間管理專家都建議以最傳統的「書寫」記錄專案日程。不僅能強化個人記憶，還能無形中降低滑手機確認工作清單、卻又忍不住逛起Facebook的頻率，節省下更多時間。