少用"You need"善用"If"，這樣寫email才專業不失禮
圖片來源：PEXELS
舉一個大家都碰過的例子，要在餐廳訂位，問營業時間，服務人員可能會這麼回答：
（Ｘ）Our restaurant closes at 9:00pm. 我們餐廳九點關門。
（Ｏ）Our restaurant stays open until 9:00pm. 我們餐廳開到九點。
Close和open，「關門」和「開門」，你覺得哪一個比較正向？ 是不是open讓人覺得更積極？如何表現出正向思維，這裡提供幾個方法供讀者參考：
重點一：把No 拿掉！
句子裡只要包含很多的not、no，聽起來就會很負面。
（Ｘ）You cannot withdraw the money until your check has cleared. 在付清支票款項前，你都不能再提領任何現金。
（Ｏ）You can withdraw the money as soon as your check has cleared.只要付清支票，馬上就可以提領現金。
這兩句話都沒有文法錯誤，但第二句聽起來會帶給人更正面的印象。拿掉not，正面的能量馬上就出現了。比較一下，第一句強調「你不能」，第二句強調「你能」， 兩句話意思相同，但是聽著的感受完全不一樣。
重點二：善用 If
當句子裡有must、need、unless這類語帶命令或威脅的字，聽起來一定負面。這時候用if這個小字就能夠扭轉負面氣氛。
例句一：
（Ｘ）You need an annual income of NT$100,000 to apply for mortgage.年收入需超過一百萬，才可以申請房貸。
首先，You need中文意思就是你必須…，含有命令、限制的意謂。有些人很敏感的人會覺得受歧視。
（Ｏ） If you have an annual income of NT$100,000, you are eligible to apply for the mortgage.只要年收入有一百萬，就有資格申請房貸。
改用If 假設語句，一樣呈現設定的條件或門檻，但就人性化一點，讀起來不會硬梆梆，像官樣文章。
例句二：
（Ｘ）You must reply within three days or we cannot process your application. 你必須在三天內回覆，否則我們無法受理你的申請單。
（Ｏ）If you apply within five days, we can process your application. 如果你三天內申請，我們可以受理你的申請單。
第一句將其中的 must 拿掉後，把命令變成條件，口氣是不是更讓人感覺正向，執行的意願自然也就更高了。
（本文由世界公民文化中心提供，未經授權，不得轉載。）<本專欄反映專家意見，不代表本社立場>